Workshops

Conteúdo
1
2 Procedimentos
3 Instruções
Exemplo 4


Uma técnica para a coleta de informações, muitas vezes usado para a sua poderosa dinâmica de grupo.

o objetivo da realização de Oficinas de usuários é:

  • para reunir pessoas-chave envolvidas em um projeto, em um só lugar, ao mesmo tempo, maximizar o tempo e o esforço
  • para coletar informações neste ambiente de grupo para criar um conjunto pré-definido de objectivos, e realizar um conjunto de objetivos
  • para ganhar vários pontos de vista, partilha de informações, aumentar a compreensão, e chegar a um consenso

O benefício de realizar usuário oficinas são quantitativos e qualitativos.

benefícios quantitativos incluem:

  • maior produtividade na produção de resultados
  • redução de tempo decorrido, eliminando a necessidade para a série entrevistas e interativo de acompanhamento de
  • redução de erros na comunicação e na documentação de regras de negócio e especificações de modelo envolvendo conhecedor participantes juntos
  • redução do custo total

Qualitativa benefícios são muitas vezes mais importantes e pode incluir:

  • melhor tomada de decisão através da utilização de técnicas de animação
  • aumento da propriedade e maior o consenso através do participante, o envolvimento
  • o aumento da comunicação entre os participantes
  • aumento de resultado final de qualidade, através de documentação técnicas e ferramentas
  • mais eficaz de equipas de projecto

Oficinas, tais como “JAD” (joint application design), foram utilizados pela primeira vez na década de 1970. As mudanças na tecnologia e as aplicações de dinâmica de grupo continuar a melhorar a eficácia da técnica.

existem cinco características ou características-chave que tornam a técnica da oficina valiosa: estrutura, flexibilidade, facilitação, interação e aceleração.

  • estrutura & flexibilidade: cada oficina é única. Diferenças nos objetivos, resultados, cultura organizacional e participantes afetarão cada aplicação da técnica. As Agendas são ajustadas de acordo com cada situação única para fornecer estrutura. Habilidades e técnicas de facilitação garantem flexibilidade. Estrutura e flexibilidade levam ao sucesso da oficina.
  • interação: Os Workshops são conduzidos por um facilitador treinado para equilibrar a participação e gerenciar a interação dos participantes. Por meio dessa interação, decisões baseadas em consenso são tomadas em relação a todas as entregas do workshop. A facilitação garante que as decisões do grupo possam ser tomadas dentro de um período de tempo alocado, e essas decisões refletem todos os pontos de vista. Um oscilador habilidoso conhecerá as etapas da resolução criativa de problemas e as ferramentas/diretrizes e o equilíbrio dinâmico do pensamento divergente e do pensamento convergente para apoiar o workshop.

  • Aceleração: um ambiente estruturado, mas flexível, adequadamente gerenciado, usando técnicas de facilitação e apoiado por um conjunto de ferramentas, resulta em maior produtividade. O tempo necessário para coletar, analisar e documentar informações é bastante reduzido. As entregas são construídas e revisadas ao longo da oficina, e o acordo é alcançado antes da conclusão da oficina. Isso evita o loop de feedback potencialmente demorado (“o direito de apelo infinito”). As entregas podem ser usadas como entrada para a próxima fase de qualquer projeto, reduzindo assim a quantidade de trabalho a ser realizado pela equipe do projeto.

a técnica de oficina do usuário pode ser usada para qualquer situação de projeto em que:

  • algo mais do que uma simples reunião ou mesa redonda é necessário
  • uma recuperação rápida das informações é necessário
  • existem várias fontes de informação que deve ser aproveitado e de vários pontos de vista que tem de ser partilhado
  • há pessoais ou conflitos políticos, ou barreiras para o sucesso do projeto, para superar

Como o de tarefas lista de referência cruzada indica, existem vários usos da oficina técnica.

todos os workshops compartilharão variáveis comuns e princípios básicos. As oficinas devem ser sempre:

  • visivelmente patrocinado pela gestão
  • com base em pré-atividades do workshop
  • moderado por um facilitador imparcial
  • controlada por uma agenda estruturada
  • conduzida de forma neutra, “seguro,”e/ou fora do local de instalação que é bem equipado
  • documentado por uma variedade de ferramentas para dinamicamente de captura e/ou exibição de resultados das oficinas
  • , seguido de pós-atividades do workshop

Estes princípios destacam a necessidade de se tratar a aplicação da oficina técnica como um subprojeto dentro de um projeto. Além dos recursos e tempo necessários para realizar um workshop, as atividades de pré-workshop e pós-workshop devem ser planejadas para garantir o sucesso. Todos os workshops podem ser estruturados usando este três fases do modelo:

  • pré-workshop
  • workshop
  • pós-workshop

o Aplicativo

  • Para coletar informações, explorar, ideias, analisar informações, tomar decisões e construir o consenso.

procedimentos

  1. Prepare-se para o workshop
  2. conduct workshop
  3. Conduct follow-up workshop activities.

instruções

na condução do workshop, minimize as pressões externas sobre os participantes da equipe. Uma reunião fora do local pode ser considerada apropriada. Mais importante ainda, é essencial criar um ambiente de diversão e novas possibilidades durante o workshop. Cada participante deve ter a oportunidade de demonstrar a capacidade de contribuir para a tarefa em questão.

cada workshop é único em seu foco, mas existem etapas comuns a qualquer workshop. O facilitador do workshop é responsável pelas atividades de pré-workshop, realização do workshop, Encerramento do workshop e atividades pós-workshop. O nível de envolvimento do Facilitador irá variar. Na preparação para o workshop, recomenda-se que as seguintes atividades pré-workshop sejam usadas como uma lista de verificação.

as atividades de pré-oficina prepararam o palco para o workshop e consistem em:

  • planejamento e definição de escopo
  • pesquisa e revise
  • selecção de participantes
  • briefing e formação
  • oficina de estruturação
  • workshop de preparação do quarto e outras questões logísticas, incluindo a obtenção de materiais e suprimentos

Estas atividades normalmente levam até 30% a 60% do total de tempo e recursos necessários para a realização de uma oficina.

para realizar o workshop, recomenda-se seguir um processo de três etapas de abertura do workshop, realização do trabalho e fechamento do workshop. Um planejador de oficina semelhante à tabela mostrada no exemplo costuma ser útil na estruturação da agenda. Alguns facilitadores criam um script mais detalhado para ajudá-los, e os escribas preparam e executam a sessão. Uma abordagem modular é recomendada para alcançar o equilíbrio entre estrutura e flexibilidade. Para cada módulo, prazos estimados, tópicos, abordagens, materiais de técnicas (como flip charts) e finalidade devem ser documentados.

cada módulo tem uma finalidade específica e um conjunto específico de resultados ou resultados. Cada módulo e sub-módulos correspondentes recebem um período de tempo que acomoda a mudança. Este modelo fornece uma estrutura básica e suporta um grau de flexibilidade para atingir os objetivos da oficina. Oficinas de duração variada podem ser executadas com base nesta estrutura modular.

Construa um plano de oficina, considerando as seguintes dicas:

  • Use as informações coletadas durante as atividades de planejamento e escopo e pesquisa e revisão para determinar os exercícios apropriados a serem selecionados.
  • Use sua compreensão da cultura organizacional para modificar a agenda para refletir a quantidade adequada de tempo de revisão e a quantidade de tempo necessária para o fechamento do workshop.
  • Use sua experiência com métodos e ferramentas para estimar a quantidade de tempo necessária para revisão e orientação do conceito.
  • Use outras experiências de oficina para estimar o tempo total necessário.
  • desenvolver a agenda para refletir o equilíbrio adequado entre o” processo “utilizado e o “conteúdo desejado”.”
  • agendas de construção que são facilmente modificáveis; ou seja, crie um tempo de buffer para contabilizar problemas, agendas ocultas e construção de consenso.
  • permitir tempo suficiente de início e encerramento da oficina todos os dias (por exemplo, até 40 minutos podem ser necessários para concluir esses módulos).
  • aguarde 30 minutos por dia para pausas para café (por exemplo, intervalo no meio da manhã, um ou dois intervalos no meio da tarde).
  • será necessário menos tempo para o almoço se for trazido e servido em estilo buffet; no entanto, o tempo para negócios e relaxamento também deve ser considerado (por exemplo ,, permitir aos participantes a oportunidade de retornar telefonemas, verificar mensagens, “obter ar fresco”, seja durante o almoço ou no final do dia útil padrão).
  • tempo adicional para Afiliação de equipe meu ser necessário para algumas equipes; permitir tempo extra para uma atividade ocasional de quebra-gelo.
  • limite os quebra-gelos a não mais de 15 minutos e intercale-os para quebrar o conjunto, construir relacionamento, energizar ou motivar.
  • variam as atividades de coleta e análise de informações, usando exercícios seriais e paralelos (total de atividades de equipe e sub-equipe).
  • seja criativo e experimente; baseie-se nas lições aprendidas.

com base nessas considerações, o tempo máximo que pode ser alocado ao módulo de trabalho é de cerca de sete horas (em um dia de oficina de oito horas). As restantes horas é atribuída a:

  • dois de 15 minutos de coffee breaks
  • mínimo de 15 minutos para o tempo de start-up
  • mínimo de 15 minutos para o encerramento do tempo (permitindo uma “pausa para o negócio”)

a Construção de uma completa agenda de trabalho para o tempo restante é agressivo, mas pode ser bem sucedido se estruturado corretamente e se;

  • os objectivos são claros e compreendidos
  • participantes foram preparadas
  • participantes do workshop “prós”
  • ferramentas e modelos de backup e gerenciamento freqüência
  • não há agendas ocultas
  • problemas são geridos de forma eficaz

Usuário oficinas variam na sua duração. Sessões de Meio dia para sessões de cinco dias podem ser gerenciadas por esta estrutura de três módulos. Independentemente da duração, o próprio workshop responde apenas por 30% a 50% dos recursos necessários.

as atividades podem ser conduzidas para trazer o fechamento adequado ao processo, construir a propriedade e o compromisso com os resultados do workshop e se preparar para uma tarefa subsequente de workshop ou projeto.

as atividades podem incluir:

  • entrega de revisão, validação e produção
  • relatórios de gestão e compromisso com a construção de
  • participante de acompanhamento, resolução de problemas e gestão de expectativas
  • workshop de avaliação
  • próxima etapa de preparação

Pós-oficina de atividades, normalmente, são responsáveis por 10% a 30% dos recursos para o sucesso de um workshop. O sucesso das oficinas depende em grande parte dos vários participantes envolvidos no processo e dos papéis desempenhados durante cada uma das três etapas. Funções, responsabilidades e nível de participação específicos devem ser determinados durante as atividades de preparação.

muitos fatores afetarão o sucesso da aplicação da técnica de oficina do usuário nas configurações do projeto. Esses fatores críticos de sucesso, em geral, incluem:

  • compromisso para os três estágios do modelo e processo de aplicação da oficina técnica
  • preparação completa por todos os participantes
  • controlo apertado da oficina através da agenda e a utilização de técnicas de animação
  • de trabalho para o consenso e a obtenção de comprometimento com os resultados de
  • facilitador experiente (e escriba)
  • bem equipados facilidade de
  • gerenciado expectativas e o devido acompanhamento

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