warsztaty

spis treści
1 aplikacja
2 procedury
3 Instrukcje
4 przykład


technika zbierania informacji, często stosowana ze względu na potężną dynamikę grupy.

celem prowadzenia warsztatów użytkowników są:

  • aby zebrać kluczowe osoby zaangażowane w projekt, w jednym miejscu, w jednym czasie, aby zmaksymalizować czas i wysiłek
  • aby zebrać informacje w tym środowisku grupy, aby zbudować wstępnie zdefiniowany zestaw rezultatów i osiągnąć zestaw celów
  • aby uzyskać wiele punktów widzenia, dzielić się informacjami, zwiększyć zrozumienie i osiągnąć konsensus

korzyści z prowadzenia warsztatów dla użytkowników są zarówno ilościowe, jak i jakościowe .

:

  • większa produktywność w opracowywaniu rezultatów
  • skrócony czas dzięki wyeliminowaniu potrzeby seryjnych wywiadów i iteracyjnych działań następczych
  • redukcja błędów w komunikacji i dokumentowaniu reguł biznesowych i specyfikacji modelu poprzez wspólne zaangażowanie kompetentnych uczestników
  • zredukowany całkowity koszt

korzyści jakościowe są często ważniejsze i mogą obejmować:

  • lepsze podejmowanie decyzji dzięki zastosowaniu technik ułatwiających
  • zwiększona odpowiedzialność i większy konsensus dzięki zaangażowaniu uczestników
  • zwiększona komunikacja między uczestnikami
  • zwiększona jakość wyników dzięki technikom i narzędziom dokumentacyjnym
  • bardziej efektywne zespoły projektowe

warsztaty, takie jak „jad” (joint application design), zostały po raz pierwszy wykorzystane w projekcie. lata 70.XX wieku. zmiany w technologii i zastosowania dynamiki grupy nadal poprawiają skuteczność techniki.

istnieje pięć kluczowych cech lub cech, które sprawiają, że technika warsztatowa jest cenna: struktura, elastyczność, ułatwienia, interakcja i przyspieszenie.

  • struktura & elastyczność: każdy warsztat jest wyjątkowy. Różnice w celach, rezultatach, kulturze organizacyjnej i uczestnikach będą miały wpływ na każde zastosowanie techniki. Agendy są dostosowywane do każdej unikalnej sytuacji, aby zapewnić strukturę. Umiejętności i techniki facylitacji zapewniają elastyczność. Struktura i elastyczność prowadzą do sukcesu warsztatowego.
  • facylitacja & interakcja: warsztaty prowadzone są przez przeszkolonego facylitatora w celu zrównoważenia uczestnictwa i zarządzania interakcją uczestników. Dzięki tej interakcji podejmowane są decyzje oparte na konsensusie dotyczące wszystkich rezultatów warsztatów. Ułatwienia zapewniają, że decyzje grupowe mogą być podejmowane w wyznaczonym czasie, a decyzje te odzwierciedlają wszystkie punkty widzenia. Doświadczony oscylator pozna kroki kreatywnego rozwiązywania problemów oraz narzędzia / wytyczne i dynamiczną równowagę rozbieżnego myślenia i konwergentnego myślenia, aby wesprzeć Warsztat.

  • akceleracja: ustrukturyzowane, ale elastyczne środowisko, odpowiednio zarządzane, wykorzystujące techniki ułatwiania i wspierane przez zestaw narzędzi, zapewnia większą produktywność. Czas potrzebny na zbieranie, analizowanie i dokumentowanie informacji jest znacznie skrócony. Rezultaty są konstruowane i sprawdzane w całym warsztacie, a porozumienie zostaje osiągnięte przed zakończeniem warsztatu. Pozwala to uniknąć potencjalnie czasochłonnego sprzężenia zwrotnego („prawo nieskończonego odwołania”). Rezultaty mogą być wykorzystane jako dane wejściowe do następnej fazy dowolnego projektu, zmniejszając w ten sposób ilość pracy do wykonania przez zespół projektowy.

technika warsztatowa użytkownika może być wykorzystana w każdej sytuacji projektowej, w której:

  • wymagane jest coś więcej niż zwykłe spotkanie lub dyskusja przy okrągłym stole
  • wymagany jest szybki zwrot informacji
  • istnieje wiele źródeł informacji, które należy wykorzystać i wiele punktów widzenia, które należy udostępnić
  • istnieją konflikty osobiste lub polityczne lub bariery sukcesu projektu, aby je przezwyciężyć

jak wskazuje lista odsyłaczy do zadań, istnieją liczne zastosowania techniki warsztatowej.

wszystkie warsztaty będą miały wspólne zmienne i podstawowe zasady. Warsztaty powinny być zawsze:

  • wyraźnie sponsorowany przez kierownictwo
  • na podstawie działań przed warsztatem
  • moderowany przez bezstronnego moderatora
  • kontrolowany przez uporządkowany program
  • prowadzony w neutralnym, „bezpiecznym” i/lub poza zakładem, który jest dobrze wyposażony
  • udokumentowany przez różne narzędzia do dynamicznego przechwytywania i/lub wyświetlania wyników warsztatów
  • po działaniach po warsztatach

zasady te podkreślają potrzebę traktowania zastosowania techniki Warsztatowej jako podprojektu w ramach projektu. Oprócz zasobów i czasu potrzebnego na przeprowadzenie warsztatu, należy zaplanować działania przed warsztatem i po warsztacie, aby zapewnić sukces. Wszystkie warsztaty mogą być zorganizowane przy użyciu tego trójstopniowego modelu:

  • pre-workshop
  • workshop
  • post-workshop

aplikacja

  • do zbierania informacji, eksplorowania, pomysłów, analizowania informacji, podejmowania decyzji i budowania konsensusu.

procedury

  1. przygotowanie do warsztatu
  2. prowadzenie warsztatu
  3. prowadzenie dalszych działań warsztatowych.

instrukcje

podczas prowadzenia warsztatów Minimalizuj presję zewnętrzną na uczestników zespołu. Za właściwe można uznać spotkanie poza siedzibą. Co najważniejsze, istotne jest stworzenie środowiska zabawy i nowych możliwości podczas warsztatów. Każdy uczestnik powinien mieć możliwość wykazania się zdolnością do przyczynienia się do danego zadania.

każdy warsztat jest wyjątkowy, ale istnieją kroki, które są wspólne dla każdego warsztatu. Prowadzący warsztat jest odpowiedzialny za działania przed warsztatem, prowadzenie warsztatu, zamykanie warsztatu oraz działania po warsztacie. Poziom zaangażowania moderatora będzie różny. Przygotowując się do warsztatów, zaleca się wykorzystanie następujących działań przed warsztatem jako listy kontrolnej.

działania przedszkolne ustawiły scenę dla warsztatów i składają się z:

  • planowanie i zakres prac
  • badania i przeglądy
  • wybór uczestników
  • briefing i szkolenia
  • struktura warsztatu
  • przygotowanie sali warsztatowej i inne ustalenia logistyczne, w tym pozyskanie materiałów i zaopatrzenia

działania te zajmują zwykle 30% do 60% całkowitego czasu i zasobów potrzebnych do przeprowadzenia warsztatów.

aby przeprowadzić Warsztat, zaleca się przeprowadzenie trzystopniowego procesu otwarcia warsztatu, wykonania pracy i zamknięcia warsztatu. Planer warsztatów podobny do tabeli pokazanej w przykładzie jest często przydatny w strukturyzowaniu programu. Niektórzy moderatorzy tworzą bardziej szczegółowy skrypt, aby im pomóc, a skrybowie przygotowują i wykonują sesję. W celu osiągnięcia równowagi między strukturą a elastycznością zaleca się podejście modułowe. Dla każdego modułu należy udokumentować szacunkowe ramy czasowe, tematy, podejścia, materiały techniczne (takie jak flipcharty) i cel.

każdy moduł ma określony cel i określony zestaw rezultatów lub rezultatów. Każdemu modułowi i odpowiadającym mu podmodułom przydzielane są ramy czasowe uwzględniające zmiany. Model ten zapewnia podstawową strukturę i wspiera pewien stopień elastyczności, aby osiągnąć cele warsztatowe. Warsztaty o zróżnicowanym czasie trwania mogą być realizowane w oparciu o tę modułową strukturę.

Zbuduj plan warsztatu, biorąc pod uwagę następujące wskazówki:

  • wykorzystaj informacje zebrane podczas planowania i ustalania zakresu oraz działań badawczych i przeglądowych, aby określić odpowiednie ćwiczenia do wyboru.
  • Wykorzystaj swoje zrozumienie kultury organizacyjnej, aby zmodyfikować program, aby odzwierciedlić odpowiednią ilość czasu przeglądu i ilość czasu potrzebnego na zamknięcie warsztatów.
  • Wykorzystaj swoje doświadczenie z metodami i narzędziami, aby oszacować czas potrzebny na przegląd koncepcji i orientację.
  • użyj innych doświadczeń warsztatowych, aby oszacować całkowity wymagany czas.
  • opracuj program, aby odzwierciedlić odpowiednią równowagę między wykorzystywanym „procesem” a pożądaną ” treścią.”
  • Konstruuj programy, które można łatwo modyfikować; oznacza to, że buduj czas bufora, aby uwzględnić problemy, Ukryte plany i budowanie konsensusu.
  • Zapewnij wystarczający czas rozruchu i zamknięcia warsztatu każdego dnia (np. do ukończenia tych modułów może być wymagane do 40 minut).
  • Daj 30 minut dziennie na przerwy kawowe (np. przerwa poranna, jedna lub dwie przerwy popołudniowe).
  • mniej czasu będzie wymagane na lunch, jeśli zostanie wniesiony i podany w formie bufetu; jednak należy również wziąć pod uwagę czas na biznes i relaks (np., umożliwić uczestnikom możliwość odbierania połączeń telefonicznych, sprawdzania wiadomości, „zaczerpnąć świeżego powietrza”, czy to podczas lunchu, czy pod koniec standardowego dnia roboczego).
  • dodatkowy czas na przynależność do zespołu moje są wymagane dla niektórych zespołów; zapewnij dodatkowy czas na okazjonalną aktywność lodołamaczy.
  • Ogranicz łamacze lodu do nie więcej niż 15 minut i przeplataj je, aby przerwać zestaw, zbudować relację, pobudzić lub zmotywować.
  • różne działania związane z gromadzeniem i analizą informacji, wykorzystujące zarówno szeregowe, jak i równoległe (całkowite działania zespołu i pod-zespołu) ćwiczenia.
  • Bądź kreatywny i eksperymentuj; wykorzystaj zdobyte doświadczenia.

opierając się na tych rozważaniach, maksymalna ilość czasu, który można przeznaczyć na moduł roboczy, wynosi około siedmiu godzin (z ośmiogodzinnego dnia warsztatowego). Pozostała godzina jest przydzielana do:

  • dwóch 15-minutowych przerw na kawę
  • minimum 15 minut na czas rozruchu
  • minimum 15 minut na czas zamknięcia (pozwalający na „przerwę dla biznesu”)

budowanie pełnego programu pracy w pozostałym czasie jest agresywne, ale może się udać, jeśli jest odpowiednio skonstruowany i jeśli;

  • cele są jasne i zrozumiałe
  • uczestnicy zostali przygotowani
  • uczestnicy są warsztatami „profesjonaliści”
  • narzędzia i modele są często wspierane i zarządzane
  • nie ma ukrytych programów
  • problemy są skutecznie zarządzane

warsztaty użytkowników różnią się czasem trwania. Sesje półdniowe do sesji pięciodniowych mogą być zarządzane przez tę trzy-modułową strukturę. Niezależnie od czasu trwania, sam warsztat stanowi tylko 30% do 50% potrzebnych zasobów.

działania mogą być prowadzone w celu zapewnienia właściwego zamknięcia procesu, budowania własności i zaangażowania w wyniki warsztatów oraz przygotowania do kolejnego zadania warsztatowego lub projektowego.

:

  • dostarczalny przegląd, Walidacja i produkcja
  • raportowanie zarządcze i budowanie zaangażowania
  • monitorowanie uczestników, rozwiązywanie problemów i zarządzanie oczekiwaniami
  • ocena warsztatu
  • przygotowanie następnego kroku

działania po warsztacie zwykle stanowią 10% do 30% zasobów do pomyślnego zakończenia warsztatów warsztat. Sukces warsztatów zależy w dużej mierze od różnych uczestników zaangażowanych w proces i ról odgrywanych podczas każdego z trzech etapów. Konkretne role, obowiązki i poziom uczestnictwa muszą być określone podczas działań przygotowawczych.

wiele czynników wpłynie na powodzenie zastosowania techniki Warsztatowej użytkownika w ustawieniach projektu . Te krytyczne czynniki sukcesu, ogólnie rzecz biorąc, obejmują:

  • zaangażowanie w trójstopniowy model i proces stosowania techniki Warsztatowej
  • dokładne przygotowanie przez wszystkich uczestników
  • ścisła kontrola warsztatu poprzez agendę i wykorzystanie technik facylitacyjnych
  • praca nad konsensusem i uzyskanie zaangażowania w wyniki
  • doświadczony facylitator (i skryba)
  • dobrze wyposażony obiekt
  • zarządzane oczekiwania i właściwa Kontrola

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.