Workshops

inhoud
1 aanvraag
2 Procedures
3 instructies
4 Voorbeeld


een techniek voor het verzamelen van informatie, vaak gebruikt voor zijn krachtige groepsdynamiek.

het doel van workshops voor gebruikers is::

  • het verzamelen van belangrijke personen die betrokken zijn bij een project, op één plaats, op één moment, om de tijd en inspanning te maximaliseren
  • het verzamelen van informatie in deze groepsomgeving om een vooraf gedefinieerde set van deliverables op te bouwen, en het bereiken van een set doelstellingen
  • om meerdere gezichtspunten te krijgen, informatie te delen, het begrip te vergroten en consensus te bereiken

het voordeel van het geven van workshops voor gebruikers is zowel kwantitatief als kwalitatief.

kwantitatieve voordelen:

  • hogere productiviteit bij het produceren van producten
  • verminderde verstreken tijd door het elimineren van de noodzaak voor periodieke interviews en iteratieve follow-up
  • verminderde fouten in communicatie en bij het documenteren van bedrijfsregels en modelspecificaties door goed geïnformeerde deelnemers bij elkaar te betrekken
  • lagere totale kosten

kwalitatieve voordelen zijn vaak belangrijker en kunnen omvatten:

  • verbeterde besluitvorming door het gebruik van Facilitatietechnieken
  • toegenomen eigenaarschap en grotere consensus door betrokkenheid van deelnemers
  • verhoogde communicatie tussen deelnemers
  • verhoogde kwaliteit van het product door documentatietechnieken en-instrumenten
  • effectievere projectteams

Workshops, zoals “JAD” (joint application design), werden voor het eerst gebruikt in de jaren zeventig. veranderingen in de technologie en de toepassingen van groepsdynamiek blijven de effectiviteit van de techniek verbeteren.

er zijn vijf belangrijke kenmerken of kenmerken die de werkplaatstechniek waardevol maken: structuur, flexibiliteit, facilitering, interactie en versnelling.

  • structuur & flexibiliteit: elke werkplaats is uniek. Verschillen in doelstellingen, deliverables, organisatiecultuur en deelnemers zullen van invloed zijn op elke toepassing van de techniek. De agenda ‘ s worden aangepast aan elke unieke situatie om structuur te bieden. Faciliteringsvaardigheden en-technieken zorgen voor flexibiliteit. Structuur en flexibiliteit leiden tot succes in de werkplaats.
  • facilitering & interactie: Workshops worden geleid door een getrainde facilitator om participatie in evenwicht te brengen en interactie met deelnemers te beheren. Door deze interactie worden consensusgebaseerde beslissingen genomen over alle werkplaatsresultaten. Facilitering zorgt ervoor dat groepsbeslissingen binnen een toegewezen periode kunnen worden genomen, en deze beslissingen weerspiegelen alle standpunten. Een ervaren oscillator kent de stappen van creatieve probleemoplossing en de tools/richtlijnen en de dynamische balans van divergent denken en convergent denken om de workshop te ondersteunen.

  • versnelling: een gestructureerde maar flexibele omgeving, goed beheerd, met behulp van facilitatietechnieken en ondersteund door een reeks tools, resulteert in een hogere productiviteit. De tijd die nodig is om informatie te verzamelen, analyseren en documenteren wordt sterk verminderd. Deliverables worden gebouwd en beoordeeld gedurende de workshop, en overeenstemming wordt bereikt voordat de workshop is voltooid. Dit vermijdt de potentieel tijdrovende feedback lus (“het recht van oneindige aantrekkingskracht”). Deliverables kunnen worden gebruikt als input voor de volgende fase van elk project, waardoor de hoeveelheid werk die door het projectteam moet worden uitgevoerd, wordt verminderd.

de techniek van de gebruikerswerkplaats kan worden gebruikt voor elke projectsituatie waarin:

  • iets meer dan een eenvoudige vergadering of rondetafelgesprek is vereist
  • een snelle doorloop van informatie is vereist
  • er zijn meerdere informatiebronnen die moeten worden aangeboord en meerdere gezichtspunten die moeten worden gedeeld
  • er zijn persoonlijke of politieke conflicten, of belemmeringen voor het succes van het project, om

te overwinnen zoals de taakvergelijkingslijst aangeeft, zijn er tal van toepassingen van de werkplaatstechniek.

alle workshops zullen gemeenschappelijke variabelen en bottom line principes delen. Workshops moeten altijd:

  • zichtbaar gesponsord door het management
  • op basis van pre-workshop-activiteiten
  • gemodereerd door een onafhankelijke facilitator
  • gecontroleerd door een gestructureerde agenda
  • uitgevoerd in een neutrale, veilige,”en/of off-site voorziening die goed is uitgerust
  • gedocumenteerd door een scala aan gereedschappen voor het dynamisch opname en/of weergave workshop resultaten
  • gevolgd door post-workshop-activiteiten

Deze principes wijzen op de noodzaak om de behandeling van de aanvraag van de workshop techniek als subproject binnen een project. Naast de middelen en de tijd die nodig zijn om een workshop te houden, moeten pre-workshop en post-workshop activiteiten worden gepland om succes te garanderen. Alle workshops kunnen worden gestructureerd aan de hand van dit driefasenmodel:

  • pre-workshop
  • workshop
  • post-workshop

toepassing

  • verzamelen van informatie, onderzoeken, ideeën, analyseren van informatie, beslissingen nemen en consensus opbouwen.

Procedures

  1. voorbereiden op workshop
  2. uitvoeren workshop
  3. uitvoeren follow-up workshop activiteiten.

instructies

bij het uitvoeren van de workshop moet de externe druk op de teamdeelnemers worden geminimaliseerd. Een vergadering buiten de locatie kan passend worden geacht. Het belangrijkste is dat het essentieel is om tijdens de workshop een omgeving van plezier en nieuwe mogelijkheden te creëren. Elke deelnemer moet de mogelijkheid hebben om aan te tonen dat hij in staat is bij te dragen aan de betrokken taak.

elke workshop is uniek in zijn focus, maar er zijn stappen die gemeenschappelijk zijn voor elke workshop. De facilitator van de workshop is verantwoordelijk voor pre-workshop activiteiten, het uitvoeren van de workshop, het sluiten van de workshop, en post-workshop activiteiten. Het niveau van betrokkenheid van de facilitator zal variëren. Bij de voorbereiding van de workshop wordt aanbevolen de volgende pre-workshop activiteiten als checklist te gebruiken.

de pre-workshop activiteiten vormen de basis voor de workshop en bestaan uit::

  • planning en verkenning
  • onderzoek en evaluatie
  • selectie van deelnemers
  • briefing en opleiding
  • workshop structureren
  • workshop ruimte voorbereiding en andere logistieke regelingen, inclusief het verkrijgen van materialen en benodigdheden

deze activiteiten nemen doorgaans 30% tot 60% van de totale tijd en middelen in beslag die nodig zijn om een workshop te houden.

om de workshop te leiden, wordt aanbevolen een proces in drie fasen te volgen: het openen van de workshop, het uitvoeren van het werk en het sluiten van de workshop. Een workshop planner vergelijkbaar met de tabel in het voorbeeld is vaak nuttig bij het structureren van de agenda. Sommige facilitators maken een meer gedetailleerd script om hen te helpen, en de schriftgeleerden bereiden en uitvoeren van de sessie. Een modulaire aanpak wordt aanbevolen voor het bereiken van een evenwicht tussen structuur en flexibiliteit. Voor elke module, geschatte tijd frames, onderwerpen, benaderingen, technieken materialen (zoals flip charts), en doel moeten worden gedocumenteerd.

elke module heeft een specifiek doel en een specifieke reeks resultaten. Aan elke module en bijbehorende submodules wordt een tijdskader toegewezen dat rekening houdt met veranderingen. Dit model biedt een basisstructuur en ondersteunt een zekere mate van flexibiliteit om werkplaatsdoelstellingen te bereiken. Op basis van deze modulaire structuur kunnen Workshops van verschillende duur worden uitgevoerd.

Maak een werkplaatsplan, rekening houdend met de volgende tips:

  • gebruik de informatie die is verzameld tijdens de planning en scoping, en onderzoek en evaluatie activiteiten om de juiste oefeningen te selecteren te bepalen.
  • Gebruik uw kennis van de organisatiecultuur om de agenda aan te passen aan de juiste hoeveelheid tijd die nodig is om de workshop te sluiten.
  • gebruik uw ervaring met methoden en hulpmiddelen om de tijd in te schatten die nodig is voor conceptherziening en oriëntatie.
  • gebruik andere werkplaatservaringen om de totale benodigde tijd in te schatten.
  • de agenda zodanig ontwikkelen dat het juiste evenwicht tussen het gebruikte “proces” en de gewenste “inhoud wordt weerspiegeld.”
  • construeer agenda ‘ s die gemakkelijk te wijzigen zijn; dat wil zeggen, bouwen in buffer tijd om rekening te houden met kwesties, verborgen agenda ‘ s, en consensusvorming.
  • elke dag voldoende opstart-en sluitingstijd van de werkplaats mogelijk maken (bijvoorbeeld tot 40 minuten voor het voltooien van deze modules).
  • laat elke dag 30 minuten toe voor koffiepauzes (bijvoorbeeld een pauze in de ochtend, een of twee pauzes in de middag).
  • er zal minder tijd nodig zijn voor de lunch als ze in buffetstijl worden gebracht en geserveerd; echter, tijd voor zaken en ontspanning moet ook worden overwogen (bijv., laat deelnemers de mogelijkheid om terug te bellen, berichten te controleren, “get fresh air,” of tijdens de lunch of aan het einde van de standaard werkdag).
  • extra tijd voor teamaansluiting mijn Ben nodig voor sommige teams; geef extra tijd voor een af en toe ijsbrekeractiviteit.
  • beperk ijsbrekers tot maximaal 15 minuten en wissel ze af om de set te breken, rapport op te bouwen, energie te geven of te motiveren.
  • activiteiten voor het verzamelen en analyseren van informatie variëren, waarbij gebruik wordt gemaakt van zowel periodieke als parallelle oefeningen (totaal team-en subteam-activiteiten).
  • creatief zijn en experimenteren; voortbouwen op de geleerde lessen.

op basis van deze overwegingen is de maximale hoeveelheid tijd die aan de werkmodule kan worden toegewezen ongeveer zeven uur (van een werkdag van acht uur). Het resterende uur wordt toegewezen aan:

  • twee koffiepauzes van 15 minuten
  • minimaal 15 minuten voor opstarttijd
  • minimaal 15 minuten voor sluitingstijd (rekening houdend met een “pauze voor het bedrijfsleven”)

het opbouwen van een volledige werkagenda in de resterende tijd is agressief, maar kan slagen, mits goed gestructureerd en indien;

  • de doelstellingen zijn duidelijk en begrepen
  • deelnemers zijn voorbereid
  • deelnemers zijn workshop “pros”
  • hulpmiddelen en modellen worden vaak ondersteund en beheerd
  • er zijn geen verborgen agenda ‘ s
  • problemen worden effectief beheerd

gebruikersworkshops variëren in hun duur. Halve – daagse sessies tot vijf-daagse sessies kunnen worden beheerd door deze drie-module structuur. Ongeacht de duur, de workshop zelf is slechts goed voor 30% tot 50% van de benodigde middelen.

activiteiten kunnen worden uitgevoerd om het proces naar behoren af te sluiten, eigenaarschap en betrokkenheid bij de resultaten van de workshop op te bouwen en zich voor te bereiden op een volgende workshop of projecttaak.

de activiteiten kunnen:

  • leverbare evaluatie, validatie en productie
  • management rapportage en commitment building
  • participant follow-up, issues resolution, and expectation management
  • workshop evaluation
  • next step preparation

Post-workshop activiteiten vertegenwoordigen doorgaans 10% tot 30% van de middelen voor een succesvolle workshop. Het succes van de workshops is grotendeels afhankelijk van de verschillende deelnemers die bij het proces betrokken zijn en de rollen die tijdens elk van de drie fasen worden gespeeld. Tijdens de voorbereidende activiteiten moeten specifieke rollen, verantwoordelijkheden en participatieniveau worden bepaald.

veel factoren zullen van invloed zijn op het succes van de toepassing van de gebruikerstechniek in projectinstellingen. Deze kritische succesfactoren, in het algemeen, omvatten:

  • inzet voor het driefasenmodel en het proces van toepassing van de workshop techniek
  • grondige voorbereiding door alle deelnemers
  • strikte controle van de workshop door middel van de agenda en het gebruik van facilitatietechnieken
  • werken aan consensus en het verkrijgen van betrokkenheid bij resultaten
  • ervaren facilitator (en schrijver)
  • goed uitgeruste faciliteit
  • beheerde verwachtingen en correcte follow-up

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.