Workshops

Innhold
1 Søknad
2 Prosedyrer
3 Instruksjoner
4 Eksempel


en teknikk for å samle informasjon, ofte brukt for sin kraftige gruppedynamikk.

formålet med å gjennomføre brukerverksteder er:

  • å samle nøkkelpersoner som er involvert i et prosjekt, på ett sted, på en gang, for å maksimere tid og krefter
  • å samle inn informasjon i dette gruppemiljøet for å bygge et forhåndsdefinert sett med leveranser og oppnå et sett med mål
  • for å få flere synspunkter, dele informasjon, øke forståelsen og nå konsensus

fordelen med å gjennomføre brukerverksteder er både kvantitative og kvalitative.

Kvantitative fordeler inkluderer:

  • større produktivitet i produksjon av leveranser
  • redusert medgått tid ved å eliminere behovet for seriell intervju og iterativ oppfølging
  • reduserte feil i kommunikasjon og dokumentasjon av forretningsregler og modellspesifikasjoner ved å involvere kunnskapsrike deltakere sammen
  • reduserte totalkostnader

Kvalitative fordeler er ofte viktigere og kan omfatte:

  • bedre beslutningsprosesser gjennom Bruk Av Tilretteleggingsteknikker
  • økt eierskap og større konsensus gjennom deltakerinvolvering
  • økt kommunikasjon mellom deltakere
  • økt leveringskvalitet gjennom dokumentasjonsteknikker og verktøy
  • mer effektive prosjektteam

Workshops, som «jad» (joint application design), ble først brukt tilbake på 1970-tallet. endringer i teknologi og anvendelser av gruppedynamikk fortsetter Å Forbedre effektiviteten av teknikken.

det er fem viktige egenskaper eller egenskaper som gjør verkstedsteknikken verdifull: struktur, fleksibilitet, tilrettelegging, interaksjon og akselerasjon.

  • Struktur & Fleksibilitet: hvert verksted er unikt. Forskjeller i mål, leveranser, organisasjonskultur og deltakere vil påvirke hver anvendelse av teknikken. Agendaer justeres i henhold til hver unik situasjon for å gi struktur. Tilrettelegging ferdigheter og teknikker sikre fleksibilitet. Struktur og fleksibilitet fører til verkstedsuksess.
  • Tilrettelegging & Interaksjon: Workshops ledes av en utdannet tilrettelegger for å balansere deltakelse og administrere deltakerinteraksjon. Gjennom denne interaksjonen blir det tatt konsensusbaserte beslutninger om alle verkstedleveranser. Tilrettelegging sikrer at gruppebeslutninger kan fattes innenfor en gitt tidsperiode, og disse avgjørelsene gjenspeiler alle synspunkter. En dyktig oscillator vil kjenne trinnene i kreativ problemløsning og verktøy/retningslinjer og dynamisk balanse mellom divergerende tenkning og konvergent tenkning for å støtte verkstedet.

  • Akselerasjon: et strukturert, men fleksibelt miljø, riktig administrert, ved hjelp av tilretteleggingsteknikker, og støttet av et sett med verktøy, resulterer i større produktivitet. Tiden det tar å samle inn, analysere og dokumentere informasjon er sterkt redusert. Leveranser er konstruert og gjennomgått gjennom hele verkstedet, og avtale er nådd før verkstedet er fullført. Dette unngår den potensielt tidkrevende tilbakemeldingssløyfen («retten til uendelig appell»). Leveranser kan brukes som innspill for neste fase av et prosjekt, og dermed redusere mengden arbeid som skal utføres av prosjektgruppen.

brukerverkstedsteknikken kan brukes til alle prosjektsituasjoner der:

  • noe mer enn et enkelt møte eller rundebordsdiskusjon er nødvendig
  • en rask snuoperasjon av informasjon er nødvendig
  • det er flere kilder til informasjon som må tappes og flere synspunkter som må deles
  • det er personlige eller politiske konflikter, eller barrierer for prosjektsuksess, for å overvinne

som oppgavekryssreferanselisten indikerer, er det mange bruk av verkstedsteknikken.

alle workshops vil dele felles variabler og bunnlinje prinsipper. Workshops bør alltid være:

  • synlig sponset av ledelsen
  • basert på pre-workshop aktiviteter
  • moderert av en upartisk tilrettelegger
  • kontrollert av en strukturert agenda
  • gjennomført i en nøytral, «safe» og/eller off-site anlegg som er godt utstyrt
  • dokumentert av en rekke av verktøy for å dynamisk fange opp og/eller vise verkstedresultater
  • fulgt opp med etterverkstedsaktiviteter

disse prinsippene fremhever behovet for å behandle anvendelsen av verkstedsteknikken som et delprosjekt i et prosjekt. I tillegg til ressurser og tid som kreves for å gjennomføre et verksted, må pre-workshop og post-workshop aktiviteter planlegges for å sikre suksess. Alle workshops kan struktureres ved hjelp av denne tretrinnsmodellen:

  • pre-workshop
  • workshop
  • post-workshop

Søknad

  • for å samle inn informasjon, utforske, ideer, analysere informasjon, ta beslutninger og bygge konsensus.

Prosedyrer

  1. Forbered deg på workshop
  2. Gjennomføre workshop
  3. Gjennomføre oppfølging workshop aktiviteter.

Instruksjoner

minimer eksternt press på lagdeltakerne ved gjennomføring av workshopen. En off-site møte kan anses hensiktsmessig. Viktigst er det viktig å skape et miljø med morsomme og nye muligheter under verkstedet. Hver deltaker skal ha mulighet til å demonstrere en evne til å bidra til oppgaven ved hånden.

hvert verksted er unikt i fokus, Men det er trinn som er felles for ethvert verksted. Tilrettelegger av verkstedet er ansvarlig for pre-workshop aktiviteter, gjennomføring av verkstedet, lukking av verkstedet og etterverkstedsaktiviteter. Nivået på tilrettelegger engasjement vil variere. I forberedelsene til workshopen, anbefales det at følgende pre-workshop aktiviteter brukes som en sjekkliste.

pre-workshop aktivitetene setter scenen for verkstedet og består av:

  • planlegging og omfang
  • forskning og gjennomgang
  • valg av deltaker
  • orientering og opplæring
  • strukturering av verksteder
  • forberedelse av verkstedrom og andre logistiske arrangementer, inkludert innhenting av materialer og forsyninger

disse aktivitetene tar vanligvis opp 30% til 60% av den totale tiden og ressursene som kreves for å gjennomføre en workshop.

for å gjennomføre verkstedet anbefales det å følge en tre-trinns prosess for å åpne verkstedet, utføre arbeidet og lukke verkstedet. En verkstedsplanlegger som ligner på tabellen vist i eksemplet, er ofte nyttig for å strukturere dagsordenen. Noen tilretteleggere lager et mer detaljert skript for å hjelpe dem, og de skriftlærde forbereder og utfører økten. En modulær tilnærming anbefales for å oppnå balanse mellom struktur og fleksibilitet. For hver modul skal estimerte tidsrammer, emner, tilnærminger, teknikker materialer (for eksempel flippover) og formål dokumenteres.

hver modul har et bestemt formål og et bestemt sett med leveranser eller utfall. Hver modul og tilhørende delmoduler tildeles en tidsramme som rommer endring. Denne modellen gir en grunnleggende struktur og støtter en grad av fleksibilitet for å oppnå verkstedmål. Workshops av variert varighet kan utføres basert på denne modulære strukturen.

Bygg en verkstedsplan, med tanke på følgende tips:

  • Bruk informasjon som samles inn under planlegging og scoping, og forskning og gjennomgang aktiviteter for å finne de riktige øvelsene å velge.
  • Bruk din forståelse av organisasjonskulturen til å endre dagsordenen for å gjenspeile riktig mengde gjennomgangstid og hvor mye tid som kreves for at verkstedet lukkes.
  • bruk din erfaring med metoder og verktøy for å beregne hvor lang tid som kreves for konseptvurdering og orientering.
  • Bruk andre verkstedopplevelser for å beregne den totale tiden som kreves.
  • Utvikle agendaen for å gjenspeile den riktige balansen mellom» prosessen «som brukes og ønsket» innhold.»
  • Konstruer agendaer som er lett modifiserbare; det vil si, bygge inn buffertid for å ta hensyn til problemer, skjulte agendaer og konsensusbygging.
  • Tillat tilstrekkelig oppstart og stengetid for verksteder hver dag (f. eks. kan det være nødvendig med opptil 40 minutter for å fullføre disse modulene).
  • Tillat 30 minutter hver dag for kaffepauser(f. eks. midt på morgenen, en eller to midt på ettermiddagen).
  • Mindre tid vil være nødvendig for lunsj hvis brakt inn og servert buffet stil; men tid for forretninger og avslapning må også vurderes (f. eks., gi deltakerne muligheten til å returnere telefonsamtaler, sjekke meldinger,» få frisk luft», enten under lunsj eller på slutten av standard arbeidsdag).
  • Ekstra tid for lagtilknytning min være nødvendig for noen lag; gi ekstra tid for en og annen ice-breaker aktivitet.
  • Begrens isbrytere til ikke mer enn 15 minutter og intersperse dem for å bryte settet, bygge rapport, energi eller motivere.
  • Variere informasjon innsamling og analyse aktiviteter, ved hjelp av både serielle og parallelle (totalt team og sub-team aktiviteter) øvelser.
  • Vær kreativ og eksperimentere; bygge på erfaringene.

basert på disse hensynene er den maksimale tiden som kan tildeles arbeidsmodulen, omtrent syv timer (ut av en åtte-timers verkstedsdag). Den resterende timen er allokert til:

  • to 15-minutters kaffepauser
  • minimum 15 minutter for oppstartstid
  • minimum 15 minutter for stengetid (noe som åpner for en «pause for business»)

Å Bygge en full arbeidsagenda inn i den gjenværende tiden er aggressiv, men kan lykkes, hvis strukturert riktig og hvis;

  • målene er klare og forstått
  • deltakere er utarbeidet
  • deltakere er workshop «pros»
  • verktøy og modeller sikkerhetskopieres og administreres ofte
  • det er ingen skjulte agendaer
  • problemer håndteres effektivt

brukerverksteder varierer i varighet. Halvdagssøkter til fem-dagers økter kan styres av denne tremodulstrukturen. Uavhengig av varighet står verkstedet selv bare for 30% til 50% av ressursene som kreves.

Aktiviteter kan gjennomføres for å få riktig avslutning av prosessen, bygge eierskap og engasjement for verkstedresultater, og forberede seg på en etterfølgende workshop eller prosjektoppgave.

Aktiviteter kan omfatte:

  • leveringsgjennomgang, validering og produksjon
  • ledelsesrapportering og forpliktelsesbygging
  • deltakeroppfølging, problemløsning og forventningsstyring
  • workshop evaluering
  • neste trinn forberedelse

Post-workshop aktiviteter utgjør vanligvis 10% til 30% av ressursene for en vellykket workshop.workshop. Suksessen til workshops er i stor grad avhengig av de ulike deltakerne som er involvert i prosessen og rollene som spilles i hver av de tre stadiene. Spesifikke roller, ansvar og nivå av deltakelse må bestemmes under forberedelsesaktivitetene.

Mange faktorer vil påvirke suksessen med å bruke brukerverkstedsteknikken i prosjektinnstillinger. Disse kritiske suksessfaktorene inkluderer generelt:

  • forpliktelse til tretrinnsmodellen og prosessen med å anvende verkstedsteknikken
  • grundig forberedelse av alle deltakere
  • tett kontroll av verkstedet gjennom dagsorden og bruk av tilretteleggingsteknikker
  • arbeide for konsensus og oppnå forpliktelse til resultater
  • erfaren tilrettelegger (og skriver)
  • velutstyrt anlegg
  • klarte forventninger og riktig oppfølging

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.