L’importanza dell’auditing di qualità

Che cos’è l’auditing di qualità?

L’audit di qualità è l’esame sistematico del sistema di gestione della qualità (SGQ) di un’organizzazione. Un audit di qualità viene in genere eseguito da un auditor di qualità interno o esterno o da un team di audit. È un componente chiave dello standard del sistema di qualità ISO 9001.

Gli audit sono generalmente condotti a intervalli di tempo concordati, assicurando che un’organizzazione disponga di un sistema chiaramente definito per il monitoraggio della qualità. Possono anche aiutare a determinare se un’organizzazione è conforme ai requisiti di uno specifico sistema di qualità.

Perché gli audit sono importanti?

Oltre ad essere parte integrante della conformità e dei requisiti normativi, gli audit sono essenziali per valutare il successo di processi, prodotti e sistemi, esistenti o di nuova implementazione. Sono anche uno strumento vitale per verificare l’evidenza oggettiva dei processi e fornire prove per la riduzione e l’eliminazione di eventuali aree problematiche.

Per garantire il massimo beneficio per un’organizzazione, il controllo della qualità dovrebbe evidenziare esempi di buone pratiche, piuttosto che semplicemente identificare non conformità, problemi di processo e azioni correttive. Ciò consentirà ad altri dipartimenti di condividere informazioni e adeguare le loro pratiche di lavoro, offrendo un miglioramento continuo come risultato.

Qual è il ruolo del revisore dei conti?

L’auditor può essere un dipendente che capisce ma non è direttamente coinvolto nel processo, nel prodotto o nel sistema sottoposto a revisione, o qualcuno al di fuori dell’organizzazione che comprende gli standard aziendali e di settore. In sostanza, sono l’individuo (o gli individui) che eseguono l’audit per conto di un’organizzazione, un cliente o un fornitore.

I tre tipi di audit di qualità

Esistono vari tipi di audit di qualità, ma possono essere classificati come segue:

Audit di processo

Un audit di processo determina se i processi di un’organizzazione funzionano entro i limiti stabiliti. Misura la conformità a qualsiasi standard predeterminato o di settore, nonché l’efficacia di qualsiasi istruzione.

Questo tipo di audit controllerà vari aspetti di un processo, tra cui:

  • Conformità a requisiti definiti come temperatura, precisione, tempo, reattività, pressione e composizione.

  • Le risorse (materiali, attrezzature, persone) utilizzate per trasformare gli input in output, i metodi seguiti, l’ambiente in cui si svolge il processo e le misurazioni effettuate per determinare le prestazioni del processo.

  • Efficacia e adeguatezza dei controlli di processo, come stabilito da istruzioni di lavoro, procedure, formazione e specifiche di processo.

Audit del prodotto

Questo tipo di audit esamina se un particolare prodotto o servizio è conforme ai requisiti necessari, che si tratti di specifiche, requisiti del cliente o standard di prestazioni.

Audit di sistema

Un audit di sistema verifica che tutti gli elementi di un sistema di gestione siano efficaci e appropriati e siano stati sviluppati, documentati e implementati in conformità con i requisiti specificati.

Un audit del sistema di gestione della qualità valuta il sistema di gestione della qualità (SGQ) esistente di un’organizzazione per verificarne la conformità con le politiche aziendali, gli impegni contrattuali e i requisiti normativi.

Gli audit di processo e di prodotto sono comuni nell’industria manifatturiera, con vari tipi di audit eseguiti su ospedali e aziende farmaceutiche. Altri tipi di audit del sistema includono audit del sistema ambientale, audit del sistema di sicurezza e audit del sistema di sicurezza alimentare per le organizzazioni di trasformazione alimentare.

Audit di prima parte, di seconda parte e di terze parti

Audit di prima parte

Un audit di prima parte è un audit interno progettato per misurare i punti di forza e di debolezza di un’organizzazione rispetto ai propri metodi o procedure e/o rispetto a standard esterni volontariamente adottati da-o imposti L’audit è condotto da revisori che sono impiegati dall’organizzazione sottoposta a revisione, ma che non hanno un interesse acquisito nei risultati dell’audit.

Audit di seconda parte

Si tratta di un audit esterno eseguito su un fornitore da un cliente o da un’organizzazione contrattuale per conto del cliente. Gli audit di seconda parte sono in genere più formali di un audit di prima parte perché i risultati dell’audit potrebbero influenzare le decisioni di acquisto del cliente.

Audit di terze parti

Un audit di terze parti viene eseguito da un’organizzazione indipendente senza conflitti di interesse. Questa indipendenza è una parte fondamentale di un audit di terze parti, in quanto potrebbe comportare la certificazione, il riconoscimento, l’approvazione della licenza, una multa o una sanzione emessa dall’organizzazione di terze parti o da un’altra parte interessata.

Il processo di audit di qualità

Determinare l’ambito dell’audit

Prima di nominare un revisore, è importante stabilire i criteri e l’ambito di un audit interno—questo di solito è nella posizione migliore con un responsabile della qualità, o qualcuno in un ruolo equivalente. I criteri dovrebbero concentrarsi sulle aree di rischio nel ciclo di vita dell’impresa o del processo e rimanere coerenti nel tempo, ove possibile. Ciò semplifica l’analisi delle prestazioni e offre ai dipendenti obiettivi chiari su cui lavorare tra un audit e l’altro.

Pianificazione e preparazione

È necessaria una buona dose di preparazione prima di un audit. La prima priorità per l’organizzazione sottoposta a revisione è quella di nominare un revisore, sia all’interno che all’esterno dell’azienda. Insieme al revisore, l’organizzazione stabilirà quindi il formato dell’audit, assicurandosi che sia allineato ai suoi obiettivi e che tutti i dipendenti abbiano il tempo di prepararsi.

Esecuzione dell’audit

L’audit consiste in varie attività, tra cui interviste con i dipendenti, gestione dell’audit in loco, valutazione dei controlli di processo e di sistema e comunicazione regolare con altre parti rilevanti all’interno dell’organizzazione. Questa fase di un audit è spesso chiamata “lavoro sul campo” e tende a concludersi con un incontro di uscita tra l’auditor e l’auditor.

Segnalazione

Il rapporto di audit delinea i risultati dell’indagine di un revisore, fornendo dati accurati alla gestione insieme a raccomandazioni su eventuali azioni correttive che devono essere intraprese. Dovrebbe anche consentire a un’organizzazione di monitorare efficacemente la qualità e le prestazioni nel tempo, identificare le aree di miglioramento ed evidenziare eventuali successi o risultati.

Azione correttiva

Se l’audit ha scoperto aree di non conformità con gli standard industriali o aziendali, un’organizzazione dovrà assicurarsi di agire tempestivamente sui risultati. Può essere utile concentrarsi su una o due aree alla volta e monitorare regolarmente il loro impatto, seguendo così la metodologia kaizen di miglioramento continuo. Coinvolgere tutti i dipendenti in questo processo è una parte fondamentale del rispetto degli standard di qualità a lungo termine.

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