műhelyek

tartalom
1 Alkalmazás
2 eljárás
3 utasítás
4 példa


az információgyűjtés technikája, amelyet gyakran használnak erőteljes csoportdinamikájához.

a felhasználói workshopok lebonyolításának célja:

  • a projektben részt vevő kulcsfontosságú emberek összegyűjtése egy helyen, egy időben, az idő és az erőfeszítés maximalizálása érdekében
  • információgyűjtés ebben a csoportkörnyezetben, előre meghatározott teljesítmények létrehozása, célok elérése
  • több Nézőpont megszerzése, információk megosztása, megértés növelése és konszenzus elérése

a felhasználói workshopok lebonyolításának előnyei kvantitatívak és kvalitatívak.

a mennyiségi előnyök közé tartozik:

  • nagyobb termelékenység a teljesítmények előállításában
  • az eltelt idő csökkentése a Soros interjúk és az iteratív nyomon követés szükségességének kiküszöbölésével
  • a kommunikáció, valamint az üzleti szabályok és modell SPECIFIKÁCIÓK dokumentálásának hibáinak csökkentése a hozzáértő résztvevők együttes bevonásával
  • csökkentett összköltség

a minőségi előnyök gyakran fontosabbak, és magukban foglalhatják:

  • jobb döntéshozatal könnyítési technikák alkalmazásával
  • fokozott felelősségvállalás és nagyobb konszenzus a résztvevők bevonása révén
  • a résztvevők közötti kommunikáció javítása
  • a dokumentációs technikák és eszközök révén a teljesíthető minőség javítása
  • hatékonyabb projektcsoportok

a workshopokat, mint például a “JAD” (közös alkalmazástervezés), először a ” Jad ” (közös alkalmazástervezés) az 1970-es években. a technológiai változások és a csoportdinamika alkalmazása tovább javítja a technika hatékonyságát.

öt fő jellemző vagy jellemző teszi értékessé a műhelytechnikát: szerkezet, rugalmasság, könnyítés, interakció és gyorsulás.

  • szerkezet & rugalmasság: minden műhely egyedi. A célok, a teljesítések, a szervezeti kultúra és a résztvevők különbségei befolyásolják a technika minden alkalmazását. A napirendeket az egyes egyedi helyzeteknek megfelelően kiigazítják a szerkezet biztosítása érdekében. A könnyítési készségek és technikák biztosítják a rugalmasságot. A struktúra és a rugalmasság a műhely sikeréhez vezet.
  • facilitáció & interakció: a workshopokat képzett facilitátor vezeti a részvétel egyensúlyának és a résztvevők interakciójának kezelésére. Ezen interakció révén konszenzuson alapuló döntéseket hoznak a műhely összes eredményével kapcsolatban. A könnyítés biztosítja, hogy a csoportos döntések egy meghatározott időn belül meghozhatók legyenek, és ezek a döntések minden szempontot tükröznek. A képzett oszcillátor ismeri a kreatív problémamegoldás lépéseit, valamint a divergens gondolkodás és a konvergens gondolkodás eszközeit/irányelveit, valamint dinamikus egyensúlyát a műhely támogatásához.

  • gyorsulás: a strukturált, mégis rugalmas környezet, amelyet megfelelően kezelnek, könnyítési technikákat alkalmaznak, és egy sor eszközzel támogatnak, nagyobb termelékenységet eredményez. Az információk gyűjtéséhez, elemzéséhez és dokumentálásához szükséges idő jelentősen csökken. A teljesítéseket a műhely során elkészítik és felülvizsgálják, és a műhely befejezése előtt megállapodásra jutnak. Ezzel elkerülhető a potenciálisan időigényes visszacsatolási hurok (“a végtelen fellebbezés joga”). A teljesítések felhasználhatók bármely projekt következő szakaszának bemeneteként, ezáltal csökkentve a projektcsapat által elvégzendő munka mennyiségét.

a felhasználói műhely technika bármely olyan projekthelyzethez használható, amelyben:

  • valami több, mint egy egyszerű találkozó vagy kerekasztal-beszélgetés szükséges
  • az információk gyors átfordulása szükséges
  • több információforrás van, amelyet meg kell csapolni, és több nézőpontot kell megosztani
  • személyes vagy politikai konfliktusok vagy a projekt sikerének akadályai vannak, amelyeket le kell küzdeni

amint azt a feladatkereszthivatkozási lista jelzi, számos olyan tényező van, amely a műhely technikájának felhasználása.

minden workshop közös változókat és alapelveket fog megosztani. A workshopoknak mindig:

  • a vezetőség által láthatóan szponzorált
  • a workshop előtti tevékenységek alapján
  • pártatlan facilitátor moderálja
  • strukturált napirend irányítja
  • semleges, “biztonságos” és/vagy jól felszerelt létesítményben végzik
  • a műhely utáni tevékenységek követése

ezek az elvek rávilágítanak arra, hogy a műhelytechnika alkalmazását egy projekten belüli alprojektként kell kezelni. A workshop lebonyolításához szükséges erőforrások és idő mellett a siker biztosítása érdekében meg kell tervezni a műhely előtti és a műhely utáni tevékenységeket is. Minden műhely strukturálható ezzel a háromlépcsős modellel:

  • pre-workshop
  • workshop
  • post-workshop

alkalmazás

  • információk gyűjtésére, felfedezésére, ötletekre, információk elemzésére, döntések meghozatalára és konszenzus kialakítására.

eljárások

  1. felkészülés a műhelyre
  2. magatartási műhely
  3. magatartási követő műhely tevékenységek.

utasítások

a műhely vezetése során minimalizálja a csapat résztvevőire nehezedő külső nyomást. A helyszínen kívüli találkozó megfelelőnek tekinthető. A legfontosabb, hogy a workshop során a szórakozás és az új lehetőségek környezetét hozzuk létre. Minden résztvevőnek lehetőséget kell biztosítani arra, hogy bizonyítsa, képes hozzájárulni a feladathoz.

minden műhely egyedi a fókuszában, de vannak olyan lépések, amelyek minden műhelyben közösek. A workshop facilitátora felelős a workshop előtti tevékenységekért, a workshop lebonyolításáért, a workshop lezárásáért és a workshop utáni tevékenységekért. A facilitátor részvételének szintje változó lesz. A műhelyre való felkészülés során ajánlott, hogy a következő műhely előtti tevékenységeket használják ellenőrzőlistaként.

a workshop előtti tevékenységek megalapozzák a workshopot, és a következőkből állnak:

  • tervezés és hatókör
  • kutatás és felülvizsgálat
  • résztvevők kiválasztása
  • eligazítás és képzés
  • workshop strukturálása
  • workshop terem előkészítése és egyéb logisztikai intézkedések, beleértve az anyagok és Kellékek beszerzését

ezek a tevékenységek jellemzően a workshop lebonyolításához szükséges teljes idő és erőforrás 30-60% – a.

a műhely lebonyolításához ajánlott a műhely megnyitásának, a munka elvégzésének és a műhely bezárásának háromlépcsős folyamatát követni. A példában bemutatott táblázathoz hasonló műhelytervező gyakran hasznos a napirend strukturálásában. Néhány segítő létrehoz egy részletesebb szkriptet, hogy segítse őket, és az írástudók előkészítik és végrehajtják a munkamenetet. Moduláris megközelítés ajánlott a szerkezet és a rugalmasság közötti egyensúly eléréséhez. Minden modul esetében dokumentálni kell a becsült időkereteket, témákat, megközelítéseket, technikák anyagait (például flip-diagramokat) és célját.

minden modulnak van egy meghatározott célja és egy meghatározott eredményhalmaza. Minden modul és a megfelelő almodulok egy időkeretet kapnak, amely befogadja a változásokat. Ez a modell alapvető struktúrát biztosít, és bizonyos fokú rugalmasságot támogat a műhelycélok elérése érdekében. Ezen moduláris felépítés alapján változatos időtartamú műhelyek hajthatók végre.

készítsen műhelytervet, figyelembe véve az alábbi tippeket:

  • használja a tervezés és a hatókör, valamint a kutatási és felülvizsgálati tevékenységek során összegyűjtött információkat a megfelelő gyakorlatok kiválasztásához.
  • használja a szervezeti kultúra megértését a napirend módosításához, hogy tükrözze a megfelelő felülvizsgálati időt és a műhely bezárásához szükséges időt.
  • használja a módszerekkel és eszközökkel kapcsolatos tapasztalatait, hogy megbecsülje a koncepció felülvizsgálatához és eligazításához szükséges időt.
  • használja más műhely tapasztalatait a teljes szükséges idő becsléséhez.
  • kidolgozza a menetrendet, hogy tükrözze a megfelelő egyensúlyt az alkalmazott “folyamat” és a kívánt “tartalom” között.”
  • könnyen módosítható napirendek összeállítása; ez azt jelenti, hogy pufferidőt építünk a problémák, a rejtett napirendek és a konszenzusépítés elszámolására.
  • minden nap elegendő műhelyindítási és bezárási időt kell biztosítani (pl. akár 40 perc is szükséges lehet ezeknek a moduloknak a kitöltéséhez).
  • hagyjon naponta 30 percet kávészünetekre (például délelőtti szünet, egy vagy két délutáni szünet).
  • kevesebb idő szükséges az ebédhez, ha behozzák és svédasztalos formában szolgálják fel; ugyanakkor figyelembe kell venni az üzleti és pihenési időt is (pl., lehetővé teszi a résztvevők számára a telefonhívások visszatérését, az üzenetek ellenőrzését, a “friss levegőt”, akár ebéd közben, akár a szokásos munkanap végén).
  • további idő a csapathoz való csatlakozáshoz néhány csapat számára szükséges; hagyjon extra időt alkalmi jégtörő tevékenységre.
  • korlátozza a jégtörőket legfeljebb 15 percre, és közbeiktassa őket, hogy megtörjék a díszletet, kapcsolatot építsenek, energiát adjanak vagy motiváljanak.
  • változó információgyűjtési és elemzési tevékenységek, mind soros, mind párhuzamos (Total team and sub-team activities) gyakorlatok használatával.
  • légy kreatív és kísérletezz; építs a tanulságokra.

ezen megfontolások alapján a munkamodulhoz rendelhető maximális idő körülbelül hét óra (egy nyolc órás műhelynapból). A fennmaradó órát a következőkre osztják:

  • két 15 perces kávészünet
  • minimum 15 perc az indítási időre
  • minimum 15 perc a zárási időre (amely lehetővé teszi a “szünetet az üzleti életben”)

a teljes munkarend felépítése a fennmaradó időbe agresszív, de sikeres lehet, ha megfelelően strukturálják, és ha;

  • a célok világosak és érthetőek
  • a résztvevők felkészültek
  • a résztvevők workshop “profik”
  • az eszközöket és modelleket gyakran mentik és kezelik
  • nincsenek rejtett napirendek
  • a kérdéseket hatékonyan kezelik

a felhasználói workshopok időtartama változó. A félnapos munkameneteket ötnapos munkamenetekre lehet kezelni ezzel a három modulos struktúrával. Időtartamtól függetlenül maga a műhely csak a szükséges erőforrások 30-50% – át teszi ki.

tevékenységek végezhetők a folyamat megfelelő lezárására, a műhelymunka eredményeinek tulajdonjogának és elkötelezettségének megteremtésére, valamint egy későbbi műhely-vagy projektfeladatra való felkészülésre.

tevékenységek lehetnek:

  • teljesíthető felülvizsgálat, érvényesítés és gyártás
  • vezetői jelentések és kötelezettségvállalásépítés
  • résztvevők nyomon követése, problémák megoldása és elvárások kezelése
  • műhelyértékelés
  • következő lépés előkészítés

a műhely utáni tevékenységek általában az erőforrások 10-30%-át teszik ki a sikeres műhely. A workshopok sikere nagymértékben függ a folyamatban részt vevő különböző résztvevőktől és a három szakasz mindegyikében betöltött szerepektől. Az előkészítő tevékenységek során meg kell határozni a konkrét szerepeket, felelősségeket és a részvétel szintjét.

számos tényező befolyásolja a felhasználói műhely technika alkalmazásának sikerét a projektbeállításokban. Ezek a kritikus sikertényezők általában a következők:

  • elkötelezettség a háromlépcsős modell iránt és a workshop technika alkalmazásának folyamata
  • minden résztvevő alapos előkészítése
  • a workshop szoros ellenőrzése a napirend és a facilitációs technikák használata révén
  • konszenzus elérése és az eredmények iránti elkötelezettség megszerzése
  • tapasztalt facilitátor (és írástudó)
  • jól felszerelt létesítmény
  • menedzselt elvárások és megfelelő nyomon követés

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.