työpajat

sisältö
1 hakemus
2 menettelyä
3 ohjetta
4 Esimerkki


tiedonkeruumenetelmä, jota käytetään usein sen voimakkaan ryhmädynamiikan vuoksi.

käyttäjien työpajojen tarkoituksena on:

  • koota projektiin osallistuvat avainhenkilöt yhteen paikkaan, yhteen aikaan, maksimoidakseen aikaa ja vaivaa
  • kerätäkseen tietoa tässä ryhmäympäristössä, rakentaakseen ennalta määritellyt tuotokset, ja saavuttaakseen joukon tavoitteita
  • saadakseen useita näkökulmia, jakaakseen tietoa, lisätäkseen ymmärrystä ja saavuttaakseen yhteisymmärryksen

käyttäjien työpajojen järjestämisestä on hyötyä sekä määrällisesti että laadullisesti.

määrällisiä hyötyjä ovat:

  • parempi tuottavuus tuotosten tuottamisessa
  • kulunut aika on lyhentynyt poistamalla tarve sarjahaastatteluun ja iteratiiviseen seurantaan
  • pienemmät virheet viestinnässä ja liiketoimintasääntöjen ja mallieritelmien dokumentoinnissa ottamalla asiantuntevat osallistujat mukaan
  • alentuneet kokonaiskustannukset

laadulliset hyödyt ovat usein tärkeämpiä, ja niitä voivat olla mm.:

  • parempi päätöksenteko Helpottamistekniikoiden avulla
  • lisääntynyt omistus ja suurempi konsensus osallistujien osallistumisen kautta
  • lisääntynyt viestintä osallistujien välillä
  • parempi laatu dokumentointitekniikoiden ja-työkalujen avulla
  • tehokkaammat projektiryhmät

työpajoja, kuten ”JAD” (yhteinen Sovellussuunnittelu), käytettiin ensimmäisen kerran takaisin 1970-luvulla muutokset tekniikassa ja ryhmädynamiikan sovelluksissa parantavat edelleen tekniikan tehokkuutta.

korjaamotekniikassa on viisi keskeistä ominaisuutta tai ominaisuutta, jotka tekevät siitä arvokkaan: rakenne, joustavuus, fasilitointi, vuorovaikutus ja kiihtyvyys.

  • rakenne & joustavuus: jokainen työpaja on ainutlaatuinen. Erot tavoitteissa, tuloksissa, organisaatiokulttuurissa ja osallistujissa vaikuttavat tekniikan jokaiseen soveltamiseen. Esityslistoja mukautetaan kunkin yksittäisen tilanteen mukaan rakenteen luomiseksi. Fasilitointitaidot ja-tekniikat takaavat joustavuuden. Rakenne ja joustavuus johtavat Työpajan menestykseen.
  • fasilitointi & vuorovaikutus: työpajoja johtaa koulutettu fasilitaattori tasapainottamaan osallistumista ja hallitsemaan osallistujien vuorovaikutusta. Tämän vuorovaikutuksen kautta tehdään konsensuspohjaisia päätöksiä kaikista workshop-tuotoksista. Fasilitoinnilla varmistetaan, että ryhmäpäätökset voidaan tehdä määräajassa, ja nämä päätökset heijastavat kaikkia näkökulmia. Taitava oskillaattori tuntee luovan ongelmanratkaisun vaiheet ja erilaiset ja konvergenttisen ajattelun työkalut/suuntaviivat ja dynaamisen tasapainon Työpajan tueksi.

  • kiihdytys: jäsennelty mutta joustava ympäristö, jota hallitaan oikein, käytetään fasilitointitekniikoita ja jota tuetaan työkaluilla, lisää tuottavuutta. Tietojen keräämiseen, analysointiin ja dokumentointiin kuluva aika vähenee huomattavasti. Tuotokset rakennetaan ja tarkistetaan koko työpajan ajan, ja sopimukseen päästään ennen Työpajan valmistumista. Näin vältetään mahdollisesti aikaa vievä takaisinkytkentäsilmukka (”the right of infinite appeal”). Tuloksia voidaan käyttää minkä tahansa projektin seuraavan vaiheen panoksena, mikä vähentää projektiryhmän työn määrää.

käyttäjän työpajatekniikkaa voidaan käyttää missä tahansa projektitilanteessa, jossa:

  • tarvitaan enemmän kuin pelkkä kokous tai pyöreän pöydän keskustelu
  • tiedon nopea kääntäminen
  • on olemassa useita tietolähteitä, joita on hyödynnettävä, ja useita näkökulmia, jotka on jaettava
  • on olemassa henkilökohtaisia tai poliittisia ristiriitoja tai hankkeen onnistumisen esteitä

kuten tehtävän ristiviittausluettelo osoittaa, on olemassa lukuisia työpajan tekniikan käyttö.

kaikissa työpajoissa jaetaan yhteisiä muuttujia ja perusperiaatteita. Työpajoja tulisi aina olla:

  • näkyvästi johdon tukemana
  • työpajaa edeltävien toimien perusteella
  • puolueettoman fasilitaattorin valvomana
  • strukturoidun agendan valvomana
  • puolueettomassa, ”turvallisessa” ja/tai hyvin varustetussa laitoksessa
  • dokumentoimana työvälineet
  • työpajan jälkeisten toimien

dynaamiseen tallentamiseen ja/tai näyttämiseen näissä periaatteissa korostetaan tarvetta käsitellä työpajatekniikan soveltamista osana projektia. Työpajan järjestämiseen tarvittavien resurssien ja ajan lisäksi on suunniteltava esi-ja Jälkityöt, jotta onnistuminen voidaan varmistaa. Kaikki työpajat voidaan jäsentää käyttämällä tätä kolmivaiheista mallia:

  • työpaja
  • työpaja
  • työpaja
  • työpaja

hakemus

  • tiedon keräämiseksi, tutkimiseksi, ideoimiseksi, tiedon analysoimiseksi, päätösten tekemiseksi ja konsensuksen rakentamiseksi.

Procedures

  1. Preparate for workshop
  2. Conduct workshop
  3. Conduct follow-up workshop activities.

ohjeet

Työpajan johtamisessa minimoivat joukkueen osallistujiin kohdistuvat ulkoiset paineet. Ulkopuolinen kokous voidaan katsoa aiheelliseksi. Tärkeintä on luoda työpajan aikana hauska ja uusia mahdollisuuksia tarjoava ympäristö. Jokaisella osallistujalla olisi oltava mahdollisuus osoittaa kykynsä osallistua käsillä olevaan tehtävään.

jokainen työpaja on painotuksiltaan ainutlaatuinen, mutta askelmerkit ovat yhteisiä kaikille työpajoille. Työpajan vetäjä vastaa työpajaa edeltävästä toiminnasta, Työpajan johtamisesta, Työpajan sulkemisesta ja työpajan jälkeisestä toiminnasta. Fasilitaattorin osallistumisen taso vaihtelee. Työpajaan valmistauduttaessa on suositeltavaa käyttää tarkistuslistana seuraavia työpajaa edeltäviä toimia.

työpajaa edeltävä toiminta pohjustaa työpajaa ja koostuu:

  • suunnittelu ja kartoitus
  • tutkimus ja katsaus
  • osallistujien valinta
  • ohjeistus ja koulutus
  • työpajarakentaminen
  • työpajahuoneiden valmistelu ja muut logistiset järjestelyt, mukaan lukien tarvikkeiden hankkiminen

nämä toimet yleensä toteutetaan 30-60 prosenttia työpajan järjestämiseen tarvittavasta ajasta ja resursseista.

Työpajan toteuttamiseksi suositellaan kolmivaiheista Työpajan avaamista, työn suorittamista ja työpajan sulkemista. Esimerkkitaulukon kaltainen työpajasuunnittelija on usein hyödyllinen agendan jäsentämisessä. Jotkut fasilitaattorit luovat tarkemman komentosarjan auttaakseen heitä, ja kirjurit valmistelevat ja toteuttavat istunnon. Rakenteen ja joustavuuden tasapainon saavuttamiseksi suositellaan modulaarista lähestymistapaa. Kunkin moduulin osalta on dokumentoitava arvioidut aikavälit, aiheet, lähestymistavat, tekniikat materiaalit (kuten fläppitaulut) ja tarkoitus.

jokaisella moduulilla on tietty tarkoitus ja tietty sarja suoritteita tai tuloksia. Kullekin moduulille ja sitä vastaaville osamoduuleille annetaan aikakehys, johon muutos mahtuu. Tämä malli tarjoaa perusrakenteen ja tukee tiettyä joustavuutta Työpajan tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämän modulaarisen rakenteen pohjalta voidaan toteuttaa erilaisia työpajoja.

Rakenna työpajasuunnitelma ottaen huomioon seuraavat vinkit:

  • käytä suunnittelun ja kartoituksen aikana kerättyjä tietoja sekä tutkimus-ja arviointitoimia sopivien harjoitusten määrittämiseksi.
  • käytä organisaatiokulttuurin ymmärtämystäsi muokataksesi esityslistaa siten, että se vastaa sopivaa tarkasteluaikaa ja työpajan sulkemiseen tarvittavaa aikaa.
  • käytä kokemuksiasi menetelmistä ja työkaluista arvioidaksesi konseptin tarkasteluun ja perehdyttämiseen tarvittavan ajan.
  • käytä muita työpajakokemuksia arvioidaksesi tarvittavan kokonaisajan.
  • Laadi esityslista siten, että se heijastaa käytetyn ”prosessin” ja halutun ”sisällön välistä asianmukaista tasapainoa.”
  • muodosta helposti muokattavat esityslistat; toisin sanoen rakentaa puskuriaikana tilille asioita, piilotettu esityslistat, ja konsensuksen rakentaminen.
  • on varattava joka päivä riittävä Työpajan käynnistys-ja sulkemisaika (esimerkiksi näiden moduulien suorittaminen voi vaatia enintään 40 minuuttia).
  • kahvitauoille (esim.aamutauolle, yhdelle tai kahdelle iltapäivätauolle) annetaan 30 minuuttia joka päivä.
  • lounaalle tarvitaan vähemmän aikaa, jos se tuodaan sisään ja tarjoillaan buffet-tyyliin; kuitenkin on otettava huomioon myös työ-ja rentoutumisaika (esim., antaa osallistujille mahdollisuuden vastata puheluihin, tarkista viestit, ”saada raitista ilmaa,” joko lounaalla tai lopussa normaalin työpäivän).
  • lisäaika joukkuekiinnitykseen minun on oltava tarpeen joillekin joukkueille; anna lisäaikaa satunnaiselle jäänmurtajatoiminnalle.
  • Rajoita jäänmurtajat enintään 15 minuuttiin ja aseta ne väliin rikkomaan settiä, rakentamaan suhteita, energisoimaan tai motivoimaan.
  • vaihtelevat tiedonkeruu-ja analysointitoiminnot käyttäen sekä sarja-että rinnakkaisharjoituksia (yhteensä joukkue-ja alaryhmätoiminta).
  • Ole luova ja Kokeileva; pohjaudu saatuihin kokemuksiin.

näiden seikkojen perusteella työmoduuliin voidaan varata enintään noin seitsemän tuntia aikaa (kahdeksan tunnin työpajapäivästä). Jäljellä oleva tunti on varattu seuraaville:

  • kaksi 15 minuutin kahvitaukoa
  • vähintään 15 minuuttia aloitusaikaa
  • vähintään 15 minuuttia sulkemisaikaa varten (ottaen huomioon ”tauko liiketoiminnassa”)

täyden työohjelman rakentaminen jäljellä olevaan aikaan on aggressiivista, mutta se voi onnistua, jos se on järjestetty asianmukaisesti ja jos;

  • tavoitteet ovat selvät ja ymmärretyt
  • osallistujat on laadittu
  • osallistujat ovat työpaja ”ammattilaisia”
  • työkaluja ja malleja tuetaan ja hallinnoidaan usein
  • ei ole piilotettuja esityslistoja
  • asioita hallinnoidaan tehokkaasti

käyttäjien työpajat vaihtelevat kestoltaan. Puolen päivän istunnot viiden päivän istunnot voidaan hallita tämän kolmen moduulin rakenne. Kestosta riippumatta itse Työpajan osuus on vain 30-50 prosenttia tarvittavista resursseista.

voidaan toteuttaa toimia, joiden tarkoituksena on saattaa prosessi asianmukaisesti päätökseen, lisätä omistajuutta ja sitoutumista Työpajan tuloksiin sekä valmistella seuraavaa työpajaa tai projektitehtävää.

toimintaan voivat kuulua:

  • toteutettavissa oleva arviointi, validointi ja tuotanto
  • johdon raportointi ja sitoumusten kehittäminen
  • osallistujien seuranta, ongelmien ratkaiseminen ja odotusten hallinta
  • Työpajan arviointi
  • seuraavan vaiheen valmistelu

Työpajan jälkeiset toimet ovat tyypillisesti 10-30 prosenttia resursseista, joilla onnistuneeseen työpaja. Työpajojen onnistuminen riippuu paljolti prosessin eri osallistujista ja kunkin kolmen vaiheen aikana tehdyistä rooleista. Valmistelutoimien aikana on määriteltävä erityiset roolit, vastuut ja osallistumistaso.

monet tekijät vaikuttavat käyttäjän työpajatekniikan soveltamiseen projektin asetuksissa. Näitä kriittisiä menestystekijöitä ovat yleensä:

  • sitoutuminen workshop-tekniikan kolmivaiheiseen malliin ja soveltamisprosessiin
  • kaikkien osallistujien perusteellinen valmistelu
  • Työpajan tiukka valvonta agendan kautta ja helpottamistekniikoiden käyttö
  • konsensukseen pyrkiminen ja tuloksiin sitoutuminen
  • kokenut fasilitaattori (ja kirjuri)
  • hyvin varusteltu laitos
  • hallitut odotukset ja asianmukainen seuranta

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.