Laatuauditoinnin merkitys

mitä laatuauditointi on?

Laatuauditointi on organisaation laadunhallintajärjestelmän (QMS) systemaattista tarkastelua. Laatutarkastuksen suorittaa tyypillisesti sisäinen tai ulkoinen laatutarkastaja tai auditointiryhmä. Se on ISO 9001-laatustandardin keskeinen osa.

auditoinnit tehdään yleensä sovituin väliajoin, jolloin varmistetaan, että organisaatiolla on selkeästi määritelty laadunvalvontajärjestelmä. Ne voivat myös auttaa määrittämään, täyttääkö organisaatio tietyn laatujärjestelmän vaatimukset.

miksi auditoinnit ovat tärkeitä?

auditoinnit ovat olennainen osa Vaatimustenmukaisuus—ja viranomaisvaatimuksia, ja ne ovat olennaisia arvioitaessa prosessien, tuotteiden ja järjestelmien onnistumista-olivatpa ne käytössä tai vasta toteutettuja. Ne ovat myös tärkeä väline prosessien objektiivisten todisteiden tarkistamisessa ja todisteiden tarjoamisessa mahdollisten ongelma-alueiden vähentämiseksi ja poistamiseksi.

jotta organisaatiolle saataisiin mahdollisimman suuri hyöty, laatuauditoinnissa olisi korostettava esimerkkejä hyvistä käytännöistä eikä vain yksilöitävä poikkeamia, prosessikysymyksiä ja korjaavia toimia. Tämä antaa muille osastoille mahdollisuuden jakaa tietoa ja mukauttaa työtapojaan, mikä johtaa jatkuvaan parantamiseen.

mikä on tilintarkastajan rooli?

tilintarkastaja voi olla joko työntekijä, joka ymmärtää tarkastettavan prosessin, tuotteen tai järjestelmän, mutta ei ole suoraan mukana siinä, tai joku organisaation ulkopuolelta, joka ymmärtää liiketoiminnan ja teollisuuden standardit. Pohjimmiltaan he ovat yksittäisiä (tai henkilöitä), jotka suorittavat tarkastuksen organisaation, asiakkaan tai toimittajan puolesta.

kolme laatutarkastustyyppiä

laatutarkastustyyppejä on erilaisia, mutta ne voidaan luokitella karkeasti seuraavasti:

Prosessitarkastus

prosessitarkastus määrittää, toimivatko organisaation prosessit asetetuissa rajoissa. Se mittaa ennalta määrättyjen tai alan standardien mukaisuutta sekä ohjeiden tehokkuutta.

tämäntyyppisessä tarkastuksessa tarkastetaan prosessin eri osa-alueita, mukaan lukien:

• vastaa määriteltyjä vaatimuksia, kuten lämpötilaa, tarkkuutta, aikaa, reagointikykyä, painetta ja koostumusta.

• resurssit (materiaalit, laitteet, ihmiset), joita käytetään panosten muuntamiseen tuotoksiksi, noudatettavat menetelmät, ympäristö, jossa prosessi tapahtuu, ja prosessin suorituskyvyn määrittämiseksi tehdyt mittaukset.

• Prosessinvalvonnan tehokkuus ja riittävyys, kuten työohjeet, menettelyt, koulutus ja prosessieritelmät osoittavat.

Product audit

tämän tyyppinen auditointi tutkii, onko tietty tuote tai palvelut tarpeellisen vaatimuksen mukaisia-olipa kyse spesifikaatioista, asiakkaan vaatimuksista tai suorituskykyvaatimuksista.

Järjestelmätarkastus

järjestelmätarkastus tarkastaa, että kaikki hallintajärjestelmän osat ovat tehokkaita ja asianmukaisia ja että ne on kehitetty, dokumentoitu ja toteutettu määriteltyjen vaatimusten mukaisesti.

laadunhallintajärjestelmän auditoinnissa arvioidaan organisaation olemassa olevaa laadunhallintajärjestelmää (QMS) sen varmistamiseksi, että se on yhtiön toimintaperiaatteiden, sopimussitoumusten ja viranomaisvaatimusten mukainen.

prosessi-ja tuoteauditoinnit ovat yleisiä valmistavassa teollisuudessa, ja sairaaloissa ja lääkeyrityksissä tehdään erilaisia auditointeja. Muita järjestelmän auditointityyppejä ovat ympäristöjärjestelmän auditoinnit, turvallisuusjärjestelmän auditoinnit ja elintarviketurvallisuusjärjestelmän auditoinnit elintarviketeollisuuden organisaatioille.

ensimmäisen, toisen ja kolmannen osapuolen tarkastukset

ensimmäisen osapuolen tarkastus

ensimmäisen osapuolen tarkastus on sisäinen tarkastus, jonka tarkoituksena on mitata organisaation vahvuuksia ja heikkouksia sen omia menetelmiä tai menettelyjä ja/tai organisaation vapaaehtoisesti hyväksymiä tai sille määräämiä ulkoisia standardeja vastaan. Auditoinnin suorittavat tilintarkastajat, jotka ovat auditoitavan organisaation palveluksessa, mutta joilla ei ole omaa intressiä auditoinnin tuloksiin.

toisen osapuolen auditointi

kyseessä on asiakkaan tai sopimussuhteisen organisaation toimittajalle tekemä ulkoinen auditointi asiakkaan puolesta. Toisen osapuolen auditoinnit ovat tyypillisesti muodollisempia kuin ensimmäisen osapuolen auditoinnit, koska auditoinnin tulokset voivat vaikuttaa asiakkaan ostopäätöksiin.

kolmannen osapuolen tilintarkastus

kolmannen osapuolen tilintarkastuksen suorittaa riippumaton organisaatio, jolla ei ole eturistiriitoja. Tämä riippumattomuus on keskeinen osa kolmannen osapuolen tilintarkastusta, koska se voi johtaa sertifiointiin, tunnustamiseen, lisenssien hyväksymiseen, sakkoon tai rangaistukseen, jonka antaa kolmannen osapuolen organisaatio tai muu asianomainen osapuoli.

laatutarkastus

tarkastuksen laajuuden määrittäminen

ennen tilintarkastajan nimittämistä on tärkeää määritellä sisäisen tarkastuksen kriteerit ja laajuus—tämä on yleensä paras paikka laatujohtajalle tai vastaavalle henkilölle. Arviointiperusteissa olisi keskityttävä liiketoiminnan tai prosessin elinkaaren riskialueisiin, ja niiden olisi pysyttävä johdonmukaisina ajan mittaan aina, kun se on mahdollista. Tämä helpottaa suoritusten analysointia ja antaa työntekijöille selkeät tavoitteet, joiden saavuttamiseksi auditointien välillä on työskenneltävä.

suunnittelu ja valmistelu

tarvitaan reilu määrä valmistelua ennen tarkastusta. Tarkastettavan organisaation ensisijaisena tavoitteena on nimittää tilintarkastaja joko yrityksen sisältä tai ulkopuolelta. Tämän jälkeen organisaatio vahvistaa yhdessä tilintarkastajan kanssa auditoinnin muodon varmistaen, että se vastaa sen tavoitteita ja että kaikilla työntekijöillä on aikaa valmistautua.

auditoinnin toteutus

auditointi koostuu erilaisista toiminnoista, kuten työntekijöiden haastatteluista, paikan päällä tehtävästä auditoinnista, prosessin ja Järjestelmän valvonnan arvioinnista sekä säännöllisestä yhteydenpidosta muiden asiaankuuluvien tahojen kanssa organisaatiossa. Tätä tarkastusvaihetta kutsutaan usein ”kenttätyöksi”, ja se päättyy yleensä tilintarkastajan ja tarkastettavan väliseen poistumiskokoukseen.

raportointi

tilintarkastuskertomuksessa esitetään tilintarkastajan tutkinnan tulokset ja annetaan johdolle tarkkoja tietoja sekä suosituksia tarvittavista korjaavista toimenpiteistä. Sen pitäisi myös antaa organisaatiolle mahdollisuus seurata tehokkaasti laatua ja suorituskykyä ajan mittaan, tunnistaa alueet, joilla on parannettavaa, ja tuoda esiin mahdollisia onnistumisia tai saavutuksia.

korjaavat toimet

jos tarkastuksessa on havaittu toimialan tai yrityksen standardien noudattamatta jättämistä, organisaation on varmistettava, että se toimii havaintojen mukaisesti viipymättä. Voi olla hyödyllistä keskittyä yhteen tai kahteen osa-alueeseen kerrallaan ja seurata niiden vaikutuksia säännöllisesti, jolloin noudatetaan kaizenin menetelmää jatkuvan parantamisen osalta. Kaikkien työntekijöiden osallistuminen tähän prosessiin on keskeinen osa laatuvaatimusten noudattamista pitkällä aikavälillä.