Workshops

Inhalt
1 Anwendung
2 Verfahren
3 Anleitung
4 Beispiel


Eine Technik zum Sammeln von Informationen, die oft wegen ihrer starken Gruppendynamik verwendet wird.

Zweck der Durchführung von Anwenderworkshops sind:

  • Schlüsselpersonen, die an einem Projekt beteiligt sind, an einem Ort gleichzeitig versammeln, um Zeit und Aufwand zu maximieren
  • Informationen in dieser Gruppenumgebung sammeln, um einen vordefinierten Satz von Ergebnissen zu erstellen und eine Reihe von Zielen zu erreichen
  • mehrere Sichtweisen gewinnen, Informationen austauschen, das Verständnis verbessern und Konsens erzielen

Der Vorteil der Durchführung von Benutzerworkshops ist sowohl quantitativ als auch qualitativ.

Quantitative Vorteile umfassen:

  • höhere Produktivität bei der Erstellung von Ergebnissen
  • Verkürzung der verstrichenen Zeit durch Wegfall von Serieninterviews und iterativer Nachverfolgung
  • Reduzierung von Fehlern in der Kommunikation und bei der Dokumentation von Geschäftsregeln und Modellspezifikationen durch gemeinsame Einbeziehung sachkundiger Teilnehmer
  • Reduzierung der Gesamtkosten

Qualitative Vorteile sind oft wichtiger und können:

  • verbesserte Entscheidungsfindung durch den Einsatz von Moderationstechniken
  • gesteigerte Eigenverantwortung und größerer Konsens durch Beteiligung der Teilnehmer
  • gesteigerte Kommunikation zwischen den Teilnehmern
  • gesteigerte Qualität der zu liefernden Ergebnisse durch Dokumentationstechniken und -tools
  • effektivere Projektteams

Workshops wie „JAD“ (Joint Application Design) wurden erstmals die 1970er Jahre. Veränderungen in der Technologie und die Anwendungen der Gruppendynamik verbessern weiterhin die Wirksamkeit der Technik.

Es gibt fünf Hauptmerkmale oder Merkmale, die die Workshop-Technik wertvoll machen: Struktur, Flexibilität, Erleichterung, Interaktion und Beschleunigung.

  • Struktur & Flexibilität: Jeder Workshop ist einzigartig. Unterschiede in Zielen, Ergebnissen, Organisationskultur und Teilnehmern wirken sich auf jede Anwendung der Technik aus. Die Tagesordnungen werden an die jeweilige Situation angepasst, um Struktur zu schaffen. Moderationsfähigkeiten und -techniken sorgen für Flexibilität. Struktur und Flexibilität führen zum Workshoperfolg.
  • Moderation & Interaktion: Workshops werden von einem geschulten Moderator geleitet, um die Teilnahme auszugleichen und die Interaktion der Teilnehmer zu verwalten. Durch diese Interaktion werden konsensbasierte Entscheidungen in Bezug auf alle Workshopleistungen getroffen. Die Moderation stellt sicher, dass Gruppenentscheidungen innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums getroffen werden können, und diese Entscheidungen spiegeln alle Standpunkte wider. Ein erfahrener Oszillator kennt die Schritte der kreativen Problemlösung und die Werkzeuge / Richtlinien und das dynamische Gleichgewicht von divergentem Denken und konvergentem Denken, um den Workshop zu unterstützen.

  • Beschleunigung: Eine strukturierte und dennoch flexible Umgebung, die ordnungsgemäß verwaltet wird, Moderationstechniken verwendet und von einer Reihe von Tools unterstützt wird, führt zu einer höheren Produktivität. Der Zeitaufwand für das Sammeln, Analysieren und Dokumentieren von Informationen wird erheblich reduziert. Die Ergebnisse werden während des gesamten Workshops erstellt und überprüft, und es wird eine Vereinbarung getroffen, bevor der Workshop abgeschlossen ist. Dies vermeidet die potenziell zeitaufwändige Rückkopplungsschleife („das Recht auf unendliche Berufung“). Die Ergebnisse können als Input für die nächste Phase eines Projekts verwendet werden, wodurch der Arbeitsaufwand des Projektteams reduziert wird.

Die User Workshop Technik kann für jede Projektsituation eingesetzt werden, in der:

  • Es ist mehr als ein einfaches Meeting oder eine Diskussionsrunde erforderlich
  • Ein schneller Informationsaustausch ist erforderlich
  • Es müssen mehrere Informationsquellen erschlossen und mehrere Standpunkte geteilt werden
  • Es sind persönliche oder politische Konflikte oder Hindernisse für den Projekterfolg zu überwinden

Wie aus der Aufgaben-Querverweisliste hervorgeht, gibt es zahlreiche Verwendungsmöglichkeiten der Werkstatttechnik.

Alle Workshops teilen gemeinsame Variablen und Grundprinzipien. Workshops sollten immer:

  • sichtbar gesponsert vom Management
  • basierend auf Aktivitäten vor dem Workshop
  • moderiert von einem unparteiischen Moderator
  • gesteuert durch eine strukturierte Agenda
  • durchgeführt in einer neutralen, „sicheren“ und / oder externen Einrichtung, die gut ausgestattet ist
  • dokumentiert durch eine Vielzahl werkzeuge zur dynamischen Erfassung und / oder Anzeige von Workshopergebnissen
  • Weiterverfolgung von Aktivitäten nach dem Workshop

Diese Prinzipien unterstreichen die Notwendigkeit, die Anwendung der Workshop-Technik als Teilprojekt innerhalb eines Projekts zu behandeln. Zusätzlich zu den Ressourcen und der Zeit, die für die Durchführung eines Workshops erforderlich sind, müssen Aktivitäten vor und nach dem Workshop geplant werden, um den Erfolg sicherzustellen. Alle Workshops können mit diesem dreistufigen Modell strukturiert werden:

  • Pre-Workshop
  • Workshop
  • Post-Workshop

Anwendung

  • Um Informationen zu sammeln, Ideen zu erforschen, Informationen zu analysieren, Entscheidungen zu treffen und Konsens zu erzielen.

Verfahren

  1. Workshop vorbereiten
  2. Workshop durchführen
  3. Follow-up-Workshop-Aktivitäten durchführen.

Anweisungen

Minimieren Sie bei der Durchführung des Workshops den externen Druck auf die Teamteilnehmer. Ein Offsite-Meeting kann als angemessen erachtet werden. Vor allem ist es wichtig, während des Workshops ein Umfeld voller Spaß und neuer Möglichkeiten zu schaffen. Jeder Teilnehmer sollte die Möglichkeit haben, die Fähigkeit zu demonstrieren, zur vorliegenden Aufgabe beizutragen.

Jeder Workshop ist einzigartig in seinem Fokus, aber es gibt Schritte, die jedem Workshop gemeinsam sind. Der Moderator des Workshops ist verantwortlich für die Aktivitäten vor dem Workshop, die Durchführung des Workshops, den Abschluss des Workshops und die Aktivitäten nach dem Workshop. Der Grad der Beteiligung des Moderators wird variieren. Bei der Vorbereitung auf den Workshop wird empfohlen, die folgenden Aktivitäten vor dem Workshop als Checkliste zu verwenden.

Die Aktivitäten vor dem Workshop bereiten die Bühne für den Workshop und bestehen aus:

  • Planung und Scoping
  • Recherche und Überprüfung
  • Teilnehmerauswahl
  • Briefing und Schulung
  • Workshop-Strukturierung
  • Vorbereitung des Workshopraums und andere logistische Vorkehrungen, einschließlich Beschaffung von Materialien und Zubehör

Diese Aktivitäten nehmen in der Regel 30% bis 60% der gesamten Zeit und Ressourcen, die für die Durchführung eines Workshops erforderlich sind.

Um den Workshop durchzuführen, wird empfohlen, einen dreistufigen Prozess des Öffnens des Workshops, des Ausführens der Arbeit und des Schließens des Workshops durchzuführen. Ein Workshop-Planer ähnlich der im Beispiel gezeigten Tabelle ist oft nützlich, um die Agenda zu strukturieren. Einige Moderatoren erstellen ein detaillierteres Skript, um sie zu unterstützen, und die Schreiber bereiten die Sitzung vor und führen sie aus. Ein modularer Ansatz wird empfohlen, um ein Gleichgewicht zwischen Struktur und Flexibilität zu erreichen. Für jedes Modul sollten geschätzte Zeitrahmen, Themen, Ansätze, Techniken (z. B. Flipcharts) und Zweck dokumentiert werden.

Jedes Modul hat einen bestimmten Zweck und einen bestimmten Satz von Ergebnissen oder Ergebnissen. Jedem Modul und den entsprechenden Untermodulen wird ein Zeitrahmen zugewiesen, der Änderungen Rechnung trägt. Dieses Modell bietet eine grundlegende Struktur und unterstützt ein gewisses Maß an Flexibilität, um Workshopziele zu erreichen. Workshops unterschiedlicher Dauer können auf Basis dieses modularen Aufbaus durchgeführt werden.

Erstellen Sie einen Werkstattplan unter Berücksichtigung der folgenden Tipps:

  • Verwenden Sie Informationen, die während der Planungs- und Scoping- sowie Forschungs- und Überprüfungsaktivitäten gesammelt wurden, um die geeigneten Übungen für die Auswahl zu bestimmen.
  • Verwenden Sie Ihr Verständnis der Organisationskultur, um die Agenda so zu ändern, dass sie die angemessene Überprüfungszeit und die für den Abschluss des Workshops erforderliche Zeit widerspiegelt.
  • Nutzen Sie Ihre Erfahrung mit Methoden und Werkzeugen, um den Zeitaufwand für die Konzeptprüfung und -orientierung abzuschätzen.
  • Verwenden Sie andere Workshop-Erfahrungen, um die benötigte Gesamtzeit zu schätzen.
  • Entwickeln Sie die Agenda, um das angemessene Gleichgewicht zwischen dem verwendeten „Prozess“ und dem gewünschten „Inhalt“ widerzuspiegeln.“
  • Konstruiere Agenden, die leicht modifizierbar sind; das heißt, bauen Sie Pufferzeit ein, um Probleme, versteckte Agenden und Konsensbildung zu berücksichtigen.
  • Lassen Sie jeden Tag ausreichend Zeit für den Start und den Abschluss des Workshops (z. B. können bis zu 40 Minuten für den Abschluss dieser Module erforderlich sein).
  • Planen Sie täglich 30 Minuten für Kaffeepausen ein (z. B. Vormittagspause, ein oder zwei Nachmittagspausen).
  • Weniger Zeit wird für das Mittagessen benötigt, wenn es in Buffetform gebracht und serviert wird; Es muss jedoch auch Zeit für Geschäft und Entspannung in Betracht gezogen werden (z., den Teilnehmern die Möglichkeit geben, Anrufe zurückzugeben, Nachrichten zu überprüfen, „frische Luft zu schnappen“, ob während des Mittagessens oder am Ende des normalen Geschäftstages).
  • Zusätzliche Zeit für die Teamzugehörigkeit kann für einige Teams erforderlich sein; Planen Sie zusätzliche Zeit für eine gelegentliche Eisbrecheraktivität ein.
  • Begrenzen Sie Eisbrecher auf nicht mehr als 15 Minuten und setzen Sie sie ein, um das Set zu brechen, eine Beziehung aufzubauen, Energie zu tanken oder zu motivieren.
  • Variieren Sie die Aktivitäten zum Sammeln und Analysieren von Informationen, indem Sie sowohl serielle als auch parallele Übungen (gesamte Team- und Unterteamaktivitäten) verwenden.
  • Seien Sie kreativ und experimentieren Sie; Bauen Sie auf den gewonnenen Erkenntnissen auf.

Basierend auf diesen Überlegungen beträgt die maximale Zeit, die dem Arbeitsmodul zugewiesen werden kann, etwa sieben Stunden (von einem achtstündigen Workshoptag). Die verbleibende Stunde ist reserviert für:

  • zwei 15-minütige Kaffeepausen
  • mindestens 15 Minuten für die Startzeit
  • Mindestens 15 Minuten für die Schließzeit (ermöglicht eine „Pause für das Geschäft“)

Der Aufbau einer vollständigen Arbeitsagenda in die verbleibende Zeit ist aggressiv, kann aber erfolgreich sein, wenn sie richtig strukturiert ist und wenn;

  • Die Ziele sind klar und verständlich
  • Die Teilnehmer wurden vorbereitet
  • Die Teilnehmer sind Workshop-„Profis“
  • Werkzeuge und Modelle werden häufig gesichert und verwaltet
  • Es gibt keine versteckten Agenden
  • Probleme werden effektiv verwaltet

Benutzerworkshops variieren in ihrer Dauer. Halbtägige Sitzungen bis fünftägige Sitzungen können durch diese Drei-Modul-Struktur verwaltet werden. Unabhängig von der Dauer macht der Workshop selbst nur 30% bis 50% der benötigten Ressourcen aus. 9210 Aktivitäten können durchgeführt werden, um den Prozess ordnungsgemäß abzuschließen, Eigenverantwortung und Engagement für die Workshopergebnisse aufzubauen und sich auf eine nachfolgende Workshop- oder Projektaufgabe vorzubereiten.

Aktivitäten können:

  • Überprüfung, Validierung und Produktion der Ergebnisse
  • Management Reporting und Commitment Building
  • Follow-up der Teilnehmer, Problemlösung und Erwartungsmanagement
  • Workshop-Bewertung
  • Vorbereitung des nächsten Schritts

Aktivitäten nach dem Workshop machen in der Regel 10% bis 30% der Ressourcen für werkstatt. Der Erfolg von Workshops hängt weitgehend von den verschiedenen am Prozess beteiligten Teilnehmern und den Rollen ab, die in jeder der drei Phasen gespielt werden. Spezifische Rollen, Verantwortlichkeiten und der Grad der Beteiligung müssen während der Vorbereitungsaktivitäten festgelegt werden.

Viele Faktoren beeinflussen den Erfolg der Anwendung der Benutzerworkshop-Technik in Projekteinstellungen. Zu diesen kritischen Erfolgsfaktoren gehören im Allgemeinen:

  • Engagement für das dreistufige Modell und den Prozess der Anwendung der Workshop-Technik
  • gründliche Vorbereitung durch alle Teilnehmer
  • strenge Kontrolle des Workshops durch die Agenda und den Einsatz von Moderationstechniken
  • Konsensfindung und Ergebnisverpflichtung
  • erfahrener Moderator (und Schreiber)
  • gut ausgestattete Einrichtung
  • managed Erwartungen und ordnungsgemäße Follow-up

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