betydningen af kvalitetsrevision

Hvad er kvalitetsrevision?

kvalitetskontrol er en systematisk undersøgelse af en organisations kvalitetsstyringssystem. En kvalitetsrevision udføres typisk af en intern eller ekstern kvalitetsrevisor eller revisionsteam. Det er en nøglekomponent i ISO 9001 kvalitetssystemstandarden.

revisioner udføres normalt med aftalte tidsintervaller, hvilket sikrer, at en organisation har et klart defineret system til kvalitetsovervågning. De kan også hjælpe med at afgøre, om en organisation er i overensstemmelse med kravene i et specifikt kvalitetssystem.

Hvorfor er revisioner vigtige?

ud over at være en integreret del af compliance—og lovkrav er revisioner afgørende for at vurdere succes for processer, produkter og systemer-hvad enten de er eksisterende eller nyligt implementerede. De er også et vigtigt redskab til at verificere objektiv dokumentation for processer og fremlægge bevis for reduktion og eliminering af eventuelle problemområder.

for at sikre maksimal fordel for en organisation bør kvalitetskontrol fremhæve eksempler på god praksis snarere end blot at identificere manglende overensstemmelse, procesproblemer og korrigerende handlinger. Dette vil give andre afdelinger mulighed for at dele information og tilpasse deres arbejdspraksis og levere løbende forbedringer som følge heraf.

hvad er revisorens rolle?

revisor kan enten være en medarbejder, der forstår, men ikke er direkte involveret i processen, produktet eller systemet, der revideres, eller nogen uden for organisationen, der forstår forretnings-og branchestandarderne. I det væsentlige er de den enkelte (eller enkeltpersoner), der udfører revisionen på vegne af en organisation, kunde eller leverandør.

de tre typer kvalitetsrevision

der er forskellige typer kvalitetsrevision, men de kan bredt kategoriseres som følger:

Procesrevision

en procesrevision bestemmer, om en organisations processer fungerer inden for etablerede grænser. Det måler overensstemmelse med alle forudbestemte eller industristandarder samt effektiviteten af eventuelle instruktioner.

denne type revision vil kontrollere forskellige aspekter af en proces, herunder:

• overensstemmelse med definerede krav som temperatur, nøjagtighed, tid, lydhørhed, tryk og sammensætning.

• ressourcerne (materialer, udstyr, mennesker), der bruges til at omdanne input til output, de metoder, der følges, det miljø, hvor processen finder sted, og de målinger, der er foretaget for at bestemme procesydelsen.

• effektiviteten og tilstrækkeligheden af proceskontrollerne som fastlagt ved arbejdsinstruktioner, procedurer, træning og processpecifikationer.

Produktrevision

denne type revision undersøger, om et bestemt produkt eller en bestemt tjeneste opfylder de nødvendige krav—uanset om det er SPECIFIKATIONER, kundekrav eller ydelsesstandarder.

systemrevision

en systemrevision verificerer, at alle elementer i et styringssystem er effektive og passende og er udviklet, dokumenteret og implementeret i overensstemmelse med de specificerede krav.

en kvalitetsstyringssystemrevision evaluerer en organisations eksisterende kvalitetsstyringssystem for at fastslå, om det er i overensstemmelse med virksomhedens politikker, kontraktforpligtelser og lovgivningsmæssige krav.

proces-og produktrevisioner er almindelige i fremstillingsindustrien med forskellige typer revision udført på hospitaler og farmaceutiske virksomheder. Andre typer systemrevision inkluderer miljøsystemrevisioner, sikkerhedssystemrevisioner og fødevaresikkerhedssystemrevisioner for fødevareforarbejdningsorganisationer.

førsteparts -, anden-og tredjepartsrevisioner

førsteparts-revision

en førsteparts-revision er en intern revision designet til at måle en organisations styrker og svagheder i forhold til sine egne metoder eller procedurer og/eller mod eksterne standarder, der frivilligt er vedtaget af-eller pålagt–organisationen. Revisionen udføres af revisorer, der er ansat i den organisation, der revideres, men som ikke har en interesse i revisionsresultaterne.

andenpartsrevision

dette er en ekstern revision udført på en leverandør af en kunde eller en kontraheret organisation på kundens vegne. Andenpartsrevisioner er typisk mere formelle end en førstepartsrevision, fordi revisionsresultaterne kan påvirke kundens købsbeslutninger.

tredjepartsrevision

en tredjepartsrevision udføres af en uafhængig organisation uden interessekonflikt. Denne uafhængighed er en vigtig del af en tredjepartsrevision, da det kan resultere i certificering, anerkendelse, licensgodkendelse, en bøde eller en straf, der udstedes af tredjepartsorganisationen eller en anden interesseret part.

kvalitetsrevisionsprocessen

bestemmelse af Revisionens omfang

før udnævnelse af en revisor er det vigtigt at fastlægge kriterierne og omfanget af en intern revision—dette er normalt bedst placeret hos en kvalitetschef eller nogen i en tilsvarende rolle. Kriterierne bør fokusere på risikoområder i forretnings-eller proceslivscyklussen og forblive konsistente over tid, hvor det er muligt. Det gør det nemmere at analysere performance og giver medarbejderne klare mål at arbejde hen imod mellem audits.

planlægning og forberedelse

der kræves en rimelig mængde forberedelse forud for en revision. Den første prioritet for den organisation, der revideres, er at udpege en revisor, hvad enten det er inden for eller uden for virksomheden. Sammen med revisor vil organisationen derefter fastlægge formatet for revisionen og sikre, at den er i overensstemmelse med dens mål, og at alle medarbejdere har tid til at forberede sig.

Revisionsudførelse

revisionen består af forskellige aktiviteter, herunder samtaler med medarbejdere, kontrol på stedet, vurdering af proces-og systemkontrol og regelmæssig kommunikation med andre relevante parter i organisationen. Denne fase af en revision kaldes ofte ‘feltarbejde’ og har tendens til at afslutte med et udgangsmøde mellem revisor og den reviderede.

rapportering

revisionsrapporten skitserer resultaterne af en revisors undersøgelse og giver nøjagtige data til ledelsen sammen med anbefalinger om eventuelle korrigerende handlinger, der skal træffes. Det skal også gøre det muligt for en organisation effektivt at spore kvalitet og ydeevne over tid, identificere områder til forbedring og fremhæve eventuelle succeser eller resultater.

korrigerende handling

hvis revisionen har afdækket områder med manglende overholdelse af industri-eller virksomhedsstandarder, skal en organisation sikre, at de handler om resultaterne straks. Det kan være en fordel at fokusere på et eller to områder ad gangen og overvåge deres indvirkning regelmæssigt og dermed følge kaisens metode til løbende forbedring. Inddragelse af alle medarbejdere i denne proces er en vigtig del af at overholde kvalitetsstandarder på lang sigt.